Yrityksen sulautumissuunnitelma on fuusion keskeisin asiakirja, ja sen puutteet näkyvät yleensä vasta silloin, kun Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) palauttaa ilmoituksen täydennettäväksi tai velkoja vastustaa järjestelyä. Tämä artikkeli on tarkoitettu osakeyhtiöiden hallituksen jäsenille, toimitusjohtajille ja tilitoimistoille, jotka valmistelevat kahden tai useamman yhtiön yhdistämistä. Artikkelissa käydään läpi, mitä osakeyhtiölain 16 luku vaatii suunnitelmaan kirjattavaksi, missä järjestyksessä asiat etenevät ja mihin kohtiin virheet tyypillisesti osuvat.
Suunnitelman huolellisesta laatimisesta on suora hyöty: aikataulu pitää ja täytäntöönpano rekisteröidään sille päivälle, jolle se on suunniteltu. Kokonaiskuvan fuusion asiakirjoista saa artikkelista yrityksen fuusioasiakirjat ja niiden aikataulu.
Kuka sulautumissuunnitelman laatii ja allekirjoittaa?
Sulautumiseen osallistuvien yhtiöiden hallitukset laativat suunnitelman yhdessä, ja kaikki hallitukset allekirjoittavat saman asiakirjan. Erillisiä suunnitelmia ei tehdä. Hallitukset tekevät suunnitelman hyväksymisestä päätöksen, joka kirjataan kunkin yhtiön hallituksen pöytäkirjaan.
Suunnitelma on ilmoitettava rekisteröitäväksi kuukauden kuluessa allekirjoittamisesta. Jos määräaika menee ohi, sulautuminen raukeaa ja koko prosessi aloitetaan alusta. Kuukauden määräaika on fuusiossa ehdottomin, ja juuri siinä kiireiset hallitukset useimmiten kompastuvat.
Sulautumissuunnitelman pakollinen sisältö
Osakeyhtiölain 16 luvun 3 § luettelee tiedot, jotka suunnitelmasta on löydyttävä. Kokenut asiantuntija käy luettelon läpi kohta kohdalta. Puuttuva kohta on yleisin syy siihen, että PRH pyytää täydennystä. Keskeiset sisältövaatimukset ovat seuraavat:
Yhtiöiden yksilöinti ja sulautumisen syyt. Suunnitelmasta on käytävä ilmi jokaisen osallistuvan yhtiön toiminimi, Y-tunnus ja kotipaikka sekä selvitys sulautumisen syistä. Syyt kirjoitetaan konkreettisesti, esimerkiksi ”hallinnon keventäminen ja päällekkäisten kirjanpitojen poistaminen”. Pelkkä ”liiketoiminnallisista syistä” ei kerro lukijalle mitään.
Yhtiöjärjestys. Jos vastaanottavan yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan, muutosehdotus liitetään suunnitelmaan. Kombinaatiosulautumisessa perustetaan kokonaan uusi yhtiö, joten sen yhtiöjärjestys on liitettävä kokonaisuudessaan.
Sulautumisvastike. Suunnitelmaan kirjataan, mitä sulautuvan yhtiön osakkeenomistajat saavat, millä perusteella vastike on määritetty, milloin se jaetaan ja millä muilla ehdoilla. Vastikkeena voi olla vastaanottavan yhtiön osakkeita, rahaa tai muuta omaisuutta.
Varat, velat ja tasevaikutus. Suunnitelmassa selvitetään sulautuvan yhtiön varat, velat ja oma pääoma sekä niiden arvostamiseen vaikuttavat seikat. Lisäksi kuvataan sulautumisen suunniteltu vaikutus vastaanottavan yhtiön taseeseen ja sovellettavat kirjanpidolliset menetelmät.
Erityiset oikeudet ja aikataulu. Suunnitelmasta on käytävä ilmi, miten optio-oikeuksia ja muita osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia kohdellaan. Siinä mainitaan myös hallituksen jäsenille tai tilintarkastajille annettavat erityiset edut, osakepääoman mahdollinen korotus, yrityskiinnitykset sekä täytäntöönpanon suunniteltu rekisteröintiajankohta.
Allekirjoituskaavan lisäksi itse sulautumisen sitoumuksia voi täydentää erillisellä sulautumissopimuksella. Siihen kirjataan usein asioita, joita laki ei edellytä, kuten henkilöstön siirtymisen käytännöt tai vastuunjako välitilinpäätöksistä.
Prosessi askel askeleelta
Tyypillinen tilanne on tamperelainen konserni, jossa emoyhtiö omistaa koko osakekannan kahdessa tytäryhtiössä. Tytäryhtiöt on aikanaan perustettu eri liiketoiminnoille, mutta kolmen erillisen kirjanpidon ja tilinpäätöksen ylläpito maksaa vuosittain useita tuhansia euroja. Rakenne päätetään keventää. Aikataulu voisi edetä näin:
1. Hallitukset allekirjoittavat suunnitelman 15.1., ja tilintarkastaja antaa lausuntonsa samaan aikaan.
2. Suunnitelma ilmoitetaan PRH:lle viimeistään 15.2. ja samalla haetaan kuulutusta velkojille.
3. Velkojille annetaan kuulutus. Sen on oltava annettu viimeistään kolme kuukautta ennen täytäntöönpanon määräpäivää.
4. Yhtiökokoukset päättävät sulautumisesta neljän kuukauden kuluessa suunnitelman rekisteröinnistä, jos päätös kuuluu yhtiökokoukselle.
5. Täytäntöönpano ilmoitetaan rekisteröitäväksi kuuden kuukauden kuluessa sulautumispäätöksestä, esimerkiksi niin että rekisteröintipäiväksi tulee 30.6.
Tytäryhtiösulautumisessa emoyhtiö omistaa sulautuvan yhtiön kaikki osakkeet, ja silloin menettely on kevyempi. Sulautumisvastiketta ei anneta, ja sulautuvan yhtiön hallitus voi tehdä päätöksen ilman yhtiökokousta. Vastaanottavan yhtiön osakkeenomistajilla on silti tietyissä tilanteissa oikeus vaatia asian käsittelyä yhtiökokouksessa, joten poikkeus ei ole täysin automaattinen.
Myytti: pienyhtiö ei tarvitse tilintarkastajan lausuntoa
Yleinen väärinkäsitys on, että lausuntoa ei tarvita, jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa. Laki edellyttää kuitenkin, että jokainen sulautumiseen osallistuva yhtiö pyytää suunnitelmasta lausunnon hyväksytyltä tilintarkastajalta. Lausunnossa arvioidaan, onko suunnitelmassa annettu oikeat ja riittävät tiedot vastikkeesta ja sen jakamisesta.
Pienyhtiö, joka on jättänyt tilintarkastajan valitsematta, joutuu siis hankkimaan tilintarkastajan tätä tehtävää varten. Tämä kannattaa ottaa huomioon aikataulussa: KHT- tai HT-tarkastajan saaminen tammikuussa, tilinpäätöskiireiden keskellä, voi viedä 2-4 viikkoa. Silloin kuukauden ilmoitusaika kutistuu nopeasti.
Toinen sitkeä uskomus on, että sulautuminen olisi pelkkä kirjanpidollinen yhdistäminen. Oikeudellisesti sulautuva yhtiö purkautuu ja sen varat ja velat siirtyvät yleisseuraantona vastaanottavalle yhtiölle. Siksi velkojien suojaan liittyvä menettely on pakollinen eikä vapaaehtoinen.
Yleisimmät virheet sulautumissuunnitelmassa
Allekirjoituspäivä valitaan ennen kuin liitteet ovat valmiina. Kuukauden määräaika alkaa allekirjoituksesta. Jos tilintarkastajan lausunto tai yhtiöjärjestyksen muutosehdotus valmistuu myöhässä, aikaa ilmoituksen tekemiseen jää liian vähän. Ammattilainen aloittaa kokoamalla kaikki liitteet ja allekirjoittaa suunnitelman vasta sen jälkeen.
Tasevaikutusta ei kuvata riittävästi. Pelkkä toteamus ”varat ja velat siirtyvät kirjanpitoarvoista” ei riitä, jos sulautuvalla yhtiöllä on esimerkiksi kiinteistö, jonka käypä arvo poikkeaa kirjanpitoarvosta selvästi. Arvostukseen vaikuttavat seikat on kerrottava. Puutteet voivat johtaa velkojien vastustukseen ja verotuksessa kysymyksiin siitä, toteutuuko elinkeinoverolain mukainen jatkuvuusperiaate.
Täytäntöönpanopäivä asetetaan liian aikaisin. Velkojien kuulutuksen ja määräpäivän välillä on oltava vähintään kolme kuukautta, ja PRH:n käsittelyaikaan on varattava väljyyttä. Jos sulautumisen halutaan toteutuvan tilikauden vaihteessa, suunnitelma kannattaa allekirjoittaa noin 5-6 kuukautta ennen tavoitepäivää.
UKK
Voiko sulautumissuunnitelmaa muuttaa allekirjoituksen jälkeen?
Olennaisia muutoksia ei voi tehdä rekisteröityyn suunnitelmaan. Jos esimerkiksi vastike tai osallistuvat yhtiöt muuttuvat, tarvitaan yleensä uusi suunnitelma, ja määräajat alkavat alusta.
Tarvitaanko sulautumisessa aina yhtiökokouksen päätös?
Ei aina. Tytäryhtiösulautumisessa sulautuvan yhtiön hallitus voi päättää sulautumisesta, ja vastaanottavassakin yhtiössä hallitus voi päättää asiasta tietyin edellytyksin. Muissa tilanteissa päätös tehdään yhtiökokouksessa.
Mitä tapahtuu, jos velkoja vastustaa sulautumista?
Vastustava velkoja on saatava maksetuksi tai sille on annettava turvaava vakuus. Muussa tapauksessa rekisteriviranomainen ei rekisteröi täytäntöönpanoa ennen kuin asia on ratkaistu, ja käytännössä tämä siirtää aikataulua.
Lopuksi: aikataulu ensin, teksti sitten
Hyvä sulautumissuunnitelma syntyy, kun aikataulu lasketaan taaksepäin täytäntöönpanon tavoitepäivästä ja vasta sen jälkeen päätetään allekirjoituspäivä. Lain vaatimat sisältökohdat ovat selkeät, mutta vastikkeen perusteet, tasevaikutus ja erityiset oikeudet vaativat todellista harkintaa. Valmista asiakirjapohjaa voi käyttää rungon tekemiseen, mutta vastiketta ja arvostusta koskevat kohdat kannattaa käydä läpi tilintarkastajan kanssa ennen kuin kukaan allekirjoittaa.