Kun jo allekirjoitettuun sopimukseen pitää muuttaa hintaa, aikataulua tai jotain muuta ehtoa, koko sopimusta ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Sopimuksen muutos ja lisäys tehdään yleensä erillisellä liitteellä. Liite viittaa alkuperäiseen sopimukseen ja kertoo tarkasti, mikä muuttuu ja mistä päivästä alkaen. Ohje on tarkoitettu yrittäjälle, vuokranantajalle, työnantajalle ja yksityishenkilölle, joka haluaa tehdä muutoksen niin, ettei siitä tarvitse kiistellä myöhemmin.
Hyvin tehty muutosliite on usein vain yhden sivun mittainen. Sen ansiosta kolmen vuoden päästäkin näkee heti, mitkä ehdot ovat voimassa.
Milloin sopimuksen muutos kannattaa tehdä liitteellä?
Liite sopii tilanteisiin, joissa muutos koskee yksittäisiä ehtoja. Vuokra nousee, toimitusaika siirtyy, palveluun lisätään uusi osa-alue tai sopimuskautta jatketaan kahdella vuodella. Alkuperäinen sopimus pysyy voimassa, ja liite muuttaa vain ne kohdat, jotka siinä nimenomaisesti mainitaan.
Liitteiden määrällä on kuitenkin rajansa. Tyypillinen esimerkki on pk-yrityksen IT-palvelusopimus, johon on vuosina 2021-2025 tehty viisi lisäsopimusta. Kolme niistä muuttaa hinnoittelua, eikä kukaan enää tiedä varmasti, mikä tuntihinta on voimassa. Kokenut sopimusjuristi suosittelee yleensä kokonaan uutta, yhdistettyä sopimusta viimeistään silloin, kun muutoksia on kertynyt 3-4.
Muutos ja lisäys eivät ole sama asia
Muutos korvaa olemassa olevan ehdon. Lisäys tuo sopimukseen jotain, mitä siinä ei aiemmin ollut. Samassa asiakirjassa voi olla molempia, mutta sanamuodot kannattaa pitää erillään.
Muutoksen kohdalla toimiva muotoilu on esimerkiksi: ”Sopimuksen kohta 4.2 korvataan kokonaisuudessaan seuraavalla tekstillä.” Lisäyksen kohdalla taas: ”Sopimukseen lisätään uusi kohta 7.5.” Kun käytetään täsmällisiä kohtanumeroita, lukijan ei tarvitse arvailla, kumoaako uusi ehto vanhan vai täydentääkö se sitä.
Myytti: suullinen muutos ei ole pätevä
Moni uskoo, että sopimusta voi muuttaa vain kirjallisesti. Suomessa sopimukset ovat kuitenkin pääsääntöisesti vapaamuotoisia. Suullisesti sovittu muutos sitoo osapuolia samalla tavalla kuin kirjallinen. Ongelma on näyttö: jos toinen osapuoli myöhemmin kiistää muutoksen, sitä on vaikea todistaa.
Laki asettaa kuitenkin poikkeuksia. Kiinteistön kauppa vaatii maakaaren mukaan kirjallisen muodon ja kaupanvahvistajan, ja testamentilla ja avioehdolla on omat muotovaatimuksensa. Myös sopimuksen oma ehto ”muutokset on tehtävä kirjallisesti” painaa paljon. Oikeuskäytännössä osapuolten pitkään jatkunut toiminta on silti joskus osoittanut, että ehtoa on käytännössä muutettu. Sähköpostin ja virallisen asiakirjan rajanvetoa käsitellään tarkemmin artikkelissa milloin sähköposti riittää ja milloin tarvitaan virallinen asiakirja.
Näin laadit sopimuksen muutosliitteen
Ammattilainen aloittaa avaamalla alkuperäisen sopimuksen ja käymällä läpi sen muutosehdon, liitteiden etusijajärjestyksen ja allekirjoittajat. Vasta sen jälkeen kirjoitetaan itse liite. Toimiva rakenne on seuraava:
1. Yksilöinti: otsikoksi esimerkiksi ”Muutos nro 1 palvelusopimukseen, allekirjoitettu 15.3.2024”.
2. Osapuolet: samat nimet ja Y-tunnukset tai henkilötunnukset kuin alkuperäisessä sopimuksessa.
3. Muutettavat kohdat: kohtanumero, entinen sanamuoto lyhyesti ja uusi sanamuoto kokonaan.
4. Voimaantulo: tarkka päivämäärä, ei pelkkää ”allekirjoituksesta lukien”, jos laskutuskausi alkaa eri päivänä.
5. Muut ehdot: lause ”Sopimuksen muut ehdot jäävät ennalleen”, allekirjoitukset ja päiväys.
Allekirjoittajina pitää olla kaikki alkuperäiset osapuolet. Yrityksen puolesta allekirjoittavalla on oltava nimenkirjoitusoikeus tai valtakirja, ja sen voi tarkistaa kaupparekisteriotteesta. Sähköinen allekirjoitus esimerkiksi Vismasignin tai Docusignin kautta on yhtä pätevä kuin paperinen, paitsi silloin kun laki edellyttää tiettyä muotoa. Valmis lisäsopimuksen asiakirjapohja helpottaa rakenteen kokoamista, mutta muutettavien kohtien sanamuodot on kirjoitettava aina tapauskohtaisesti.
Erityistilanteet: työsopimus, vuokrasopimus ja kiinteistökauppa
Työsopimus. Työnantaja ei voi muuttaa työsuhteen olennaisia ehtoja yksin. Muutoksesta täytyy sopia tai sille on oltava irtisanomisperuste. Työsopimuslain 2 luvun 4 §:n mukaan työntekijälle on annettava kirjallinen selvitys muuttuneista ehdoista viimeistään sinä päivänä, jona muutos tulee voimaan. Poikkeuksena ovat muutokset, jotka johtuvat suoraan laista tai työehtosopimuksesta. Palkan, tehtävän ja työajan muutoksia käsitellään tarkemmin artikkelissa työsuhteen muutossopimuksesta.
Vuokrasopimus. Jos sopimuksessa on indeksi- tai prosenttikorotusehto, vuokrankorotukseen ei tarvita erillistä muutosliitettä, vaan ilmoitus riittää. Jos ehto puuttuu, korotus vaatii molempien suostumuksen. Liikehuoneistoissa esimerkiksi Helsingissä ja Tampereella liitteellä sovitaan usein vuokravapaasta jaksosta remontin ajaksi. Liitteeseen kannattaa silloin kirjata tarkat päivämäärät ja se, kuka maksaa minkäkin muutostyön.
Kiinteistökauppa. Kun kiinteistökaupan olennaisia ehtoja muutetaan, esimerkiksi kauppahintaa tai luovutuspäivää, muutos tehdään käytännössä samassa muodossa kuin itse kauppa eli kaupanvahvistajan läsnä ollessa. Vapaamuotoinen sopimus ei tässä riitä.
Yleisimmät virheet sopimusmuutoksissa
Ensimmäinen virhe on epämääräinen viittaus. Lause ”hinnoittelua muutetaan sovitun mukaisesti” ei kerro, mitä sovittiin. Riitatilanteessa siitä ei ole apua, koska tuomioistuin ei pysty päättelemään, mikä hinta on voimassa.
Toinen virhe on ristiriita ilman etusijasääntöä. Jos liite ja alkuperäinen sopimus sanovat eri asiaa eikä kummassakaan kerrota, kumpi ratkaisee, tulkinta jää avoimeksi. Liitteeseen kannattaa kirjoittaa: ”Ristiriitatilanteessa tämä muutos on etusijalla alkuperäiseen sopimukseen nähden.”
Kolmas virhe liittyy allekirjoituksiin. Toimitusjohtaja allekirjoittaa, vaikka yhtiöjärjestyksen mukaan tarvitaan kaksi hallituksen jäsentä yhdessä. Toinen yleinen tilanne on, että vain toinen osapuoli allekirjoittaa ja lähettää liitteen eteenpäin, eikä vastapuolen hyväksyntää tallenneta mihinkään.
UKK
Voiko sopimusta muuttaa, jos toinen osapuoli ei suostu?
Pääsääntöisesti ei. Sopimuksen muuttaminen edellyttää kaikkien osapuolten suostumusta, ellei sopimuksessa itsessään anneta yksipuolista muutosoikeutta esimerkiksi hintaindeksin perusteella. Kohtuuttoman ehdon voi joissain tapauksissa sovitella oikeustoimilain 36 §:n nojalla, mutta se edellyttää yleensä tuomioistuinkäsittelyä.
Pitääkö muutosliite numeroida?
Laki ei sitä vaadi, mutta numerointi kannattaa. Juokseva numero ja päivämäärä, esimerkiksi ”Muutos nro 3, 1.9.2026”, estävät sekaannukset silloin, kun muutoksia on useita.
Paljonko juristin tarkistus maksaa?
Yksinkertaisen muutosliitteen tarkistuksesta peritään tyypillisesti noin 150-400 €. Hinta riippuu toimistosta, paikkakunnasta ja siitä, montako ehtoa muutetaan. Laajojen yrityssopimusten muutokset maksavat enemmän.
Muutosten hallinta pitkällä aikavälillä
Hyvä muutosliite on lyhyt, yksilöi muutettavat kohdat numeroittain ja kertoo voimaantulopäivän. Siinä on lisäksi kaikkien osapuolten allekirjoitukset. Käytännön vinkki lopuksi: säilytä alkuperäinen sopimus ja kaikki sen muutokset samassa kansiossa aikajärjestyksessä ja lisää ensimmäiseksi sivuksi lyhyt muutosluettelo. Kun sopimukseen palataan myöhemmin, voimassa olevat ehdot löytyvät silloin minuuteissa.