Sähköinen allekirjoittaminen on muuttunut arkipäiväksi osaksi modernia työelämää ja yksityiselämää. Enää ei tarvitse tulostaa sopimuksia, allekirjoittaa käsin ja skannata takaisin – kaikki hoituu digitaalisesti muutamassa minuutissa. Mutta miten sähköinen allekirjoittaminen oikeastaan toimii, ja mitkä työkalut ovat parhaita käyttöön?
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen tapa vahvistaa henkilöllisyytesi ja hyväksyä asiakirjan sisältö. Se perustuu kryptografisiin menetelmiin, jotka varmistavat sekä allekirjoittajan aitouden että asiakirjan muuttumattomuuden. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kukaan ei voi myöhemmin väittää, ettet olisi allekirjoittanut asiakirjaa, eikä asiakirjan sisältöä voi muuttaa jälkikäteen huomaamatta.
Suomessa sähköiset allekirjoitukset ovat juridisesti päteviä, ja ne rinnastetaan käsinkirjoitettuihin allekirjoituksiin. EU:n eIDAS-asetus määrittelee kolme eri tasoa: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus. Arkikäytössä useimmiten riittää yksinkertainen tai kehittynyt allekirjoitus.
Suosituimmat työkalut
Adobe Acrobat on ehkä tunnetuin vaihtoehto. Se mahdollistaa PDF-tiedostojen allekirjoittamisen suoraan ohjelmassa, ja monet yritykset käyttävät sitä jo muutenkin asiakirjojen käsittelyyn. Hintalappu tosin saattaa säikäyttää yksityiskäyttäjiä.
DocuSign on pilvipalvelu, joka on tehnyt sähköisestä allekirjoittamisesta todella helppoa. Lähetät asiakirjan palveluun, määrität allekirjoituspaikat ja lähetät linkin allekirjoittajalle. Prosessi on intuitiivinen, ja palvelu huolehtii kaikesta taustalla. Hinnoittelu perustuu kuukausimaksuun.
SignRequest on edullisempi vaihtoehto, joka sopii erityisesti pienyrityksille. Käyttöliittymä on selkeä, ja perusominaisuudet riittävät useimpiin tarpeisiin.
Suomalaisista vaihtoehdoista Visma Sign ja Zenica Sign ovat hyviä valintoja, varsinkin jos tarvitset vahvaa tunnistautumista pankkitunnuksilla. Ne tuntevat suomalaisen lainsäädännön ja tarjoavat palvelun suomeksi.
Näin allekirjoitat asiakirjan
Prosessi on yleensä hyvin yksinkertainen riippumatta työkalusta. Saat sähköpostiisi linkin allekirjoitettavaan asiakirjaan. Klikkaat linkkiä, tunnistaudut (joko sähköpostilla, tekstiviestillä tai pankkitunnuksilla), luet asiakirjan läpi ja klikkaat allekirjoituspainiketta.
Joissakin tapauksissa voit kirjoittaa nimen tai piirtää allekirjoituksen hiirellä tai sormella. Tärkeintä ei kuitenkaan ole allekirjoituksen ulkonäkö vaan tunnistautumisprosessi ja kryptografinen vahvistus.
Tietoturvasta ja luotettavuudesta
Valitse aina tunnettu ja luotettava palveluntarjoaja. Tarkista, että palvelu noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja että se tarjoaa riittävän vahvan salauksen. Hyvämaineinen palvelu säilyttää lokitiedot allekirjoitusprosessista, mikä on tärkeää mahdollisissa kiistatilanteissa.
Älä koskaan allekirjoita asiakirjaa lukematta sitä huolellisesti läpi. Vaikka prosessi on nopea ja helppoa, kyseessä on edelleen oikeudellisesti sitova toimenpide.
Tulevaisuuden näkymiä
Sähköinen allekirjoittaminen yleistyy jatkuvasti, ja yhä useammat viranomaisetkin hyväksyvät digitaaliset allekirjoitukset. Tulevaisuudessa saatamme nähdä entistä kehittyneempiä biometrisiä menetelmiä ja blockchain-pohjaisia ratkaisuja.
Sähköinen allekirjoittaminen säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä. Se on tullut jäädäkseen, joten kannattaa tutustua sen mahdollisuuksiin ja valita omiin tarpeisiin sopiva työkalu.