Työsuhteen muutossopimus tulee ajankohtaiseksi, kun työntekijän tehtävä, palkka tai työaika muuttuu kesken voimassa olevan työsuhteen. Tämä artikkeli on tarkoitettu sekä työnantajalle, joka haluaa kirjata muutoksen oikein, että työntekijälle, joka miettii, mihin hänen pitäisi suostua. Kirjallinen muutossopimus säästää molemmat osapuolet vuosia jatkuvalta epäselvyydeltä siitä, mitä oikeastaan sovittiin.
Muutossopimus ei korvaa alkuperäistä työsopimusta. Se täydentää sitä niiltä osin kuin ehdot muuttuvat, ja kaikki muu jatkuu ennallaan.
Milloin työsuhteen muutossopimus tarvitaan?
Työsopimuksen olennaiset ehdot ovat tehtävät, palkka ja työaika. Työnantaja ei voi muuttaa niitä yksipuolisesti. Siihen tarvitaan joko työntekijän suostumus tai sama peruste, jolla työsopimus voitaisiin irtisanoa. Jälkimmäisessä tapauksessa noudatetaan lisäksi irtisanomisaikaa, joka voi olla 14 päivästä 6 kuukauteen työsuhteen kestosta riippuen.
Kaikki muutokset eivät kuitenkaan vaadi sopimusta. Työnjohto-oikeuden nojalla työnantaja voi siirtää työntekijän toiseen, saman tasoiseen tehtävään, muuttaa työvuoroja työaikalain ja työehtosopimuksen rajoissa tai ottaa käyttöön uuden järjestelmän. Raja kulkee siinä, muuttuuko työn ydin. Jos kirjanpitäjästä tulee asiakaspalvelija tai kokoaikaisesta osa-aikainen, kyse on olennaisesta muutoksesta.
Työsopimuslain mukaan työnantajan on ilmoitettava työntekijälle kirjallisesti muutoksista työsuhteen keskeisiin ehtoihin viimeistään silloin, kun muutos tulee voimaan. Poikkeus koskee muutoksia, jotka johtuvat suoraan laista tai työehtosopimuksesta, kuten TES:n yleiskorotus.
Tehtävän, palkan ja työajan muutos käytännössä
Tehtävämuutos liittyy usein ylennykseen tai organisaatiomuutokseen. Sopimukseen kirjataan uusi tehtävänimike, keskeiset vastuut ja tarvittaessa esihenkilö. Pelkkä nimike ei riitä, sillä ”projektipäällikkö” tarkoittaa eri yrityksissä täysin eri asioita.
Palkkamuutos kirjataan aina euroina ja muodossa, jota palkanlaskenta käyttää: kuukausipalkka, tuntipalkka tai suorituspalkka. Jos palkkaan sisältyy lisiä, kuten vuorolisiä, kokemuslisiä tai puhelinetu, ne kannattaa luetella erikseen. Muuten jää epäselväksi, sisältyvätkö ne uuteen summaan vai tulevatko ne sen päälle.
Työaikamuutos on näistä kolmesta hankalin, koska se vaikuttaa palkkaan, lomien kertymiseen ja joskus myös työttömyysturvaan. Kun viikkotyöaika laskee 37,5 tunnista 30 tuntiin, muutossopimuksessa pitää näkyä uusi viikkotyöaika, sen jakautuminen ja palkan uusi laskentaperuste.
Tamperelaisen kaupan alan yrityksen tyypillinen tilanne: myyjä haluaa lyhentää työaikaansa opintojen vuoksi syyskuun alusta. Kuukausipalkka laskee suhteessa 2 450 eurosta 1 960 euroon, ja muutos sovitaan 12 kuukaudeksi. Ammattilainen kirjaa sopimukseen myös sen, mitä tapahtuu jakson päättyessä: palaako työntekijä automaattisesti kokoaikaiseksi, vai neuvotellaanko asiasta uudelleen?
Näin laadit muutossopimuksen vaihe vaiheelta
Kokenut HR-asiantuntija aloittaa avaamalla alkuperäisen työsopimuksen ja sovellettavan työehtosopimuksen. Vasta sen jälkeen tiedetään, mikä oikeasti muuttuu ja mitkä vähimmäisehdot on pakko täyttää.
Varsinainen asiakirja rakentuu viidestä osasta:
- osapuolet ja viittaus alkuperäiseen työsopimukseen päiväyksineen
- muuttuvat ehdot tarkasti: tehtävä, palkka, työaika
- voimaantulopäivä ja mahdollinen päättymispäivä
- maininta siitä, että muut ehdot jatkuvat ennallaan
- päiväys ja molempien osapuolten allekirjoitukset
Valmis lisäsopimuksen pohja sopii tähän hyvin, kunhan se muokataan työsuhteen kieleen. Jos muutoksia on paljon, esimerkiksi tehtävä, palkka, työaika ja työpaikka muuttuvat samanaikaisesti, selkeämpää on laatia kokonaan uusi työsopimus, joka korvaa vanhan. Työsuhteen alkamispäivä säilyy tällöin alkuperäisenä, mikä on tärkeää irtisanomisajan ja lomaoikeuden kannalta.
Yleisin myytti: suullinen sopimus ei sido
Moni uskoo, että muutos on voimassa vasta, kun paperi on allekirjoitettu. Näin ei ole. Työsopimus ja sen muutokset voidaan tehdä suullisesti, sähköpostilla tai jopa hiljaisesti: jos työntekijä on tehnyt uutta tehtävää uudella palkalla puoli vuotta ilman vastalauseita, muutos on käytännössä hyväksytty.
Kirjallisuus on näyttökysymys. Riitatilanteessa, esimerkiksi irtisanomisen yhteydessä kahden vuoden päästä, sähköpostiketju ”sovitaan että siirryt 4 päivän viikkoon” ei kerro palkasta, kestosta eikä paluuoikeudesta mitään. Allekirjoitettu muutossopimus kertoo.
Toinen yleinen harhaluulo koskee palkan alentamista. Palkkaa voi laskea sopimalla, mutta ei koskaan alle yleissitovan työehtosopimuksen vähimmäispalkan. Sellainen ehto on mitätön, vaikka työntekijä olisi sen allekirjoittanut.
Yleisimmät virheet työsuhteen muutoksissa
Määräaikaiselta muutokselta puuttuu päättymispäivä. Sijaisuus esihenkilötehtävässä sovitaan ”toistaiseksi”, ja kolmen vuoden kuluttua kumpikaan ei muista, oliko tarkoitus palata vanhaan tehtävään. Sopimukseen kirjataan päättymispäivä tai -ehto sekä selvä paluu aiempiin ehtoihin.
Palkka jätetään auki. Lause ”palkasta sovitaan erikseen” on yksi kalleimmista sanamuodoista, mitä työsuhdeasiakirjassa voi olla. Jos summaa ei ole kirjattu, työntekijä voi myöhemmin vaatia uuden tehtävän tavanomaista palkkaa takautuvasti.
Muutos tehdään vain osittain. Tehtävä vaihtuu kuukausipalkkaiseksi esihenkilötehtäväksi, mutta työaikamuoto jää alkuperäiseen tuntipalkkaiseen jaksotyöhön. Tämä näkyy virheinä ylityökorvauksissa ja lomapalkassa. Työaikamuoto ja palkkausmuoto tarkistetaan aina yhdessä.
Rajatapaukset, joissa perussääntö ei päde
Osa-aikaistaminen tuotannollisilla tai taloudellisilla perusteilla on työnantajan yksipuolinen toimenpide. Se ei ole muutossopimus. Silloin noudatetaan muutosirtisanomisen menettelyä ja yhteistoimintalakia, jos yrityksessä on vähintään 20 työntekijää. Jos työntekijää pyydetään allekirjoittamaan ”vapaaehtoinen” muutossopimus tilanteessa, jossa vaihtoehtona on irtisanominen, suostumuksen pätevyys voidaan myöhemmin riitauttaa.
Perhevapaalta palaavalla on oikeus palata entiseen työhönsä tai vastaavaan tehtävään. Paluun yhteydessä tarjottu heikompi tehtävä ei muutu hyväksyttäväksi pelkällä allekirjoituksella. Myös osittainen hoitovapaa on oma järjestelynsä, jota ei pidä sekoittaa pysyvään työajan muutokseen.
Kun tehtävä muuttuu, työnantaja ei yleensä voi asettaa uutta koeaikaa samassa työsuhteessa. Tästä tehdään usein virhe ylennysten yhteydessä.
UKK
Voiko työntekijä kieltäytyä allekirjoittamasta muutossopimusta?
Voi. Kieltäytyminen ei ole irtisanomisperuste sellaisenaan. Työnantaja voi kuitenkin toteuttaa olennaisen muutoksen yksipuolisesti, jos sillä on irtisanomisperuste, ja tällöin muutos tulee voimaan irtisanomisajan kuluttua.
Pitääkö muutossopimus tehdä paperilla?
Ei. Sähköinen allekirjoitus esimerkiksi Vismasta, Dokobitista tai pankkitunnuksilla toimivasta palvelusta on yhtä pätevä. Olennaista on, että molemmat osapuolet hyväksyvät saman version ja se on tallessa myöhempää tarvetta varten.
Vaikuttaako työajan lyhentäminen lomapalkkaan?
Vaikuttaa. Ennen muutosta ansaitut lomat maksetaan pääsääntöisesti sen palkan mukaan, joka on voimassa loman aikana, mutta työehtosopimuksissa on tähän poikkeussääntöjä. Tarkista sovellettava TES ennen voimaantulopäivää.
Muista ainakin nämä
Hyvä muutossopimus mahtuu yhdelle sivulle. Siinä kerrotaan, mikä muuttuu, mistä päivästä alkaen ja kuinka pitkäksi aikaa, ja todetaan, että kaikki muu jatkuu ennallaan. Tehtävä, palkka ja työaika tarkistetaan aina yhdessä, koska yhden muuttaminen vaikuttaa lähes aina kahteen muuhun.
Ennen allekirjoitusta kannattaa käydä läpi, mitä alkuperäiseen sopimukseen on kirjattu. Artikkeli työsopimuksen ehdoista ja niiden kirjaamisesta auttaa hahmottamaan, mitkä kohdat muutos koskee. Viiden minuutin tarkistus nyt säästää myöhemmin työtunteja ja pahimmassa tapauksessa käräjäoikeuskäsittelyn.