Työpaikan vaihtaminen on iso päätös, ja irtisanoutumiskirje on ensimmäinen virallinen askel kohti uutta vaihetta urallasi. Vaikka saattaisit olla innoissasi tulevasta tai helpottunut lähdöstä, irtisanoutumiskirjeen kirjoittaminen kannattaa hoitaa huolella. Hyvin laadittu kirje jättää positiivisen kuvan, säilyttää hyvät välit entiseen työnantajaan ja varmistaa, että kaikki käytännön asiat hoituvat sujuvasti. Tässä oppaassa käyn läpi kaiken, mitä tarvitset tietääksesi ammattimaisen irtisanoutumiskirjeen kirjoittamiseen.
Miksi irtisanoutumiskirje kannattaa kirjoittaa huolella?
Monet aliarvioivat irtisanoutumiskirjeen merkityksen. Työelämä on yllättävän pieni, ja samat ihmiset saattavat törmätä uudelleen vuosien päästä – joko asiakkaina, yhteistyökumppaneina tai jopa potentiaalisina työnantajina. Huolimattomasti kirjoitettu tai liian rehellinen irtisanoutumiskirje voi polttaa siltoja, joita saatat tarvita myöhemmin.
Olen itsekin ollut tilanteessa, jossa halusin kertoa työnantajalleni tarkalleen, mitä mieltä olin yrityksen johtamistavasta. Onneksi pyysin kollegalta näkemystä ennen kirjeen lähettämistä, ja hän muistutti minua siitä, että työelämässä kannattaa pitää ovet auki. Jälkeenpäin olen ollut kiitollinen tuosta neuvosta – entinen esimieheni toimii nykyään yrityksessä, jonka kanssa työskentelen säännöllisesti.
Irtisanoutumiskirjeen pakollinen sisältö
Irtisanoutumiskirjeessä on tiettyjä asioita, jotka täytyy olla mukana, jotta se on juridisesti pätevä. Nämä ovat:
Omat yhteystietosi ja päivämäärä: Kirjeen yläosaan kirjoitetaan omat tietosi ja päivämäärä, jolloin kirje lähetetään. Tämä on tärkeää, koska irtisanomisaika alkaa kulua siitä päivästä, kun työnantaja vastaanottaa kirjeen.
Työnantajan yhteystiedot: Kirjoita selkeästi, kenelle kirje osoitetaan – yleensä lähimmälle esimiehellesi tai HR-osastolle.
Selkeä ilmoitus irtisanoutumisesta: Älä jätä tulkinnanvaraa. Kirjoita suoraan: ”Irtisanoudun työstäni [yrityksen nimi] [asemasi] tehtävästä.” Ei kiertelyä tai epäselviä vihjailuja.
Viimeinen työpäivä: Laske irtisanomisaikasi oikein työsopimuksesi mukaan. Tavallisimmat irtisanomisajat ovat 14 päivää tai yksi kuukausi, mutta tarkista aina oma sopimuksesi. Muista, että irtisanomisaika alkaa kulua siitä päivästä, jolloin työnantaja saa kirjeen, ei siitä, kun lähetät sen.
Näin rakennat kirjeen vaihe vaiheelta
Aloita kohteliaalla tervehdyksellä ja siirry suoraan asiaan. Turha johdantelu ei palvele ketään.
Ensimmäisessä kappaleessa ilmoita selkeästi irtisanoutumisestasi ja mainitse viimeinen työpäiväsi. Esimerkiksi: ”Tällä kirjeellä ilmoitan irtisanoutuvani työstäni [yrityksen nimi] [tehtävänimike] tehtävästä. Viimeinen työpäiväni on [päivämäärä].”
Toisessa kappaleessa voit lyhyesti kiittää saamistasi kokemuksista. Pidä tämä osuus aitona mutta neutraalina. Ei tarvitse liioitella, mutta jotain positiivista löytyy yleensä jokaisesta työpaikasta – olivatpa ne sitten oppimiskokemuksia, mukavia kollegoja tai mielenkiintoisia projekteja.
Kolmannessa kappaleessa voit ilmaista halukkuutesi tehdä siirtymä sujuvaksi. Mainitse, että olet valmis perehdyttämään seuraajasi tai viimeistelemään käynnissä olevat tehtäväsi irtisanomisaikasi puitteissa.
Lopeta kirje kohteliaaseen päätöslauseeseen ja allekirjoitukseesi.
Mitä jättää kirjoittamatta
Vaikka olisit kuinka turhautunut, irtisanoutumiskirje ei ole oikea paikka purkaa tunteitasi. Jätä pois:
Kritiikki työnantajaa, kollegoja tai työolosuhteita kohtaan. Vaikka sinulla olisi perusteltuja valituksia, tämä dokumentti voi palata kummittelemaan vuosienkin päästä.
Yksityiskohtaiset selitykset lähdön syistä. Riittää, kun mainitset lähteväsi uusien haasteiden pariin tai henkilökohtaisista syistä. Työnantajalla ei ole oikeutta vaatia yksityiskohtaista selitystä.
Epäammattimainen sävy tai huumori, joka voi tulkita väärin. Pidä kirje asiallisena ja ammattimaisena, vaikka työilmapiiri olisi ollut rento.
Käytännön vinkkejä irtisanoutumiseen
Lähetä kirje virallista kanavaa pitkin – joko paperisena tai sähköpostilla, riippuen yrityksen käytännöistä. Säilytä kopio itsellesi. Jos lähetät sähköpostilla, pyydä lukukuittaus.
Keskustele esimiehesi kanssa ennen kirjeen lähettämistä tai heti sen jälkeen. Vaikka kirjallinen ilmoitus on virallinen, henkilökohtainen keskustelu on arvostuksen osoitus.
Tarkista työsopimuksestasi mahdolliset erityisehdot. Joissain sopimuksissa on kilpailukieltolausekkeita tai muita rajoituksia, jotka on hyvä tiedostaa.
Valmistaudu siihen, että työnantaja saattaa haluta sinun lähtevän välittömästi. Joskus yritykset päättävät maksaa irtisanomisajan palkan, mutta pyytävät työntekijää poistumaan heti. Tämä on täysin laillista, kunhan palkka maksetaan ajalta.
Yleisiä kysymyksiä irtisanoutumisesta
Voiko irtisanoutua suullisesti? Kyllä voi, ja se on juridisesti pätevä, mutta kirjallinen irtisanoutuminen on aina suositeltavaa todisteen vuoksi.
Entä jos olen koeajalla? Koeaikana irtisanomisaika on yleensä lyhyempi, tyypillisesti 3–7 päivää. Tarkista oma sopimuksesi.
Pitääkö perustella lähtöä? Ei. Sinun ei tarvitse kertoa, miksi lähdet tai mihin olet menossa. Työntekijällä on vapaus vaihtaa työpaikkaa ilman perusteluja.
Voiko irtisanoutumisen perua? Teoriassa voi, jos työnantaja suostuu. Käytännössä tämä on harvinaista, ja se vaatii molemminpuolisen sopimuksen.
Lopuksi
Irtisanoutumiskirjeen kirjoittaminen on yksinkertainen prosessi, kun tiedät perusasiat. Pidä kirje lyhyenä, asiallisena ja ammattimaisena. Muista, että tämä dokumentti jää pysyvästi henkilöstörekisteriin, joten kannattaa panostaa siihen muutama ylimääräinen minuutti. Hyvällä irtisanoutumiskirjeellä varmistat, että työuran seuraava luku alkaa puhtaalta pöydältä ja vanhat sillat pysyvät ehjinä. Onnea uuteen vaiheeseen!