Jos olet tehnyt työtä freelancerina, yrittäjänä tai tarjonnut palveluitasi ilman laskutusohjelmaa, olet varmasti miettinyt: mitä kaikkea velotuslaskuun oikeastaan pitää laittaa? Virheellinen lasku voi aiheuttaa maksuviivästyksiä, reklamaatioita tai pahimmassa tapauksessa ongelmia verottajan kanssa. Onneksi velotuslaskun laatiminen ei ole vaikeaa, kun tietää pakolliset tiedot ja perusperiaatteet.
Mikä on veloituslasku ja milloin sitä käytetään?
Veloituslasku on yksinkertaisesti lasku, jolla perit maksun asiakkaalta tekemästäsi työstä tai toimittamastasi tuotteesta. Se eroaa esimerkiksi hyvityslaskusta, joka pienentää aiempaa laskua, tai maksukehotuksesta, joka lähetetään, kun alkuperäinen lasku on jäänyt maksamatta.
Veloituslaskun voi tehdä kuka tahansa, joka harjoittaa liiketoimintaa – olipa kyse sitten toiminimestä, osakeyhtiöstä tai kevytyrittäjästä. Myös yksityishenkilö voi laskuttaa satunnaisia palveluita, mutta tällöin kannattaa varmistaa veroseuraamukset etukäteen.
Laskun pakolliset tiedot – älä unohda näitä
Suomen laki määrittelee tarkasti, mitä tietoja veloituslaskussa on oltava. Nämä tiedot varmistavat, että sekä myyjä että ostaja tietävät mistä on kyse, ja että verottaja pystyy tarkistamaan liiketapahtuman oikeellisuuden.
Laskuttajan tiedot: Laskulla on oltava yrityksesi nimi, osoite, Y-tunnus (jos sellainen on) ja yhteystiedot. Jos olet toiminimi, riittää nimesi ja osoitteesi. Älv-velvollisen pitää mainita myös ALV-numero.
Asiakkaan tiedot: Merkitse asiakkaan nimi ja osoite selkeästi. Jos kyse on yritysasiakkaasta, myös sen Y-tunnus kannattaa lisätä. Tämä helpottaa molempia osapuolia kirjanpidossa.
Laskun päivämäärä ja laskun numero: Jokaisella laskulla on oltava yksilöllinen numero ja päivämäärä, jolloin lasku on laadittu. Numerointi voi olla juokseva (esim. 1, 2, 3…) tai vaikka päivämäärään sidottu (20250115-01). Tärkeintä on, että et käytä samaa numeroa kahdesti.
Maksun eräpäivä: Ilmoita selkeästi, mihin mennessä lasku pitää maksaa. Yleinen maksuaika on 14 päivää, mutta voit sopia myös muusta. Muista, että liian lyhyt maksuaika voi ärsyttää asiakasta.
Myytävän tuotteen tai palvelun kuvaus: Kerro tarkasti, mitä laskutat. ”Konsultointipalvelu” ei riitä – kirjoita mieluummin esimerkiksi ”SEO-konsultointi 5h, 15.1.2025”. Mitä tarkempi kuvaus, sitä vähemmän tulkinnanvaraa jää.
Yksikköhinta ja määrä: Jos laskutat tuntityöstä, merkitse tuntimäärä ja tuntihinta. Tuotteiden kohdalla ilmoita kappalemäärä ja yksikköhinta.
Veroton hinta, arvonlisävero ja loppusumma: Laske ja ilmoita erikseen veroton hinta, ALV-prosentti (yleensä 25,5 %), ALV:n määrä euroissa sekä lopullinen maksettava summa. Jos olet ALV-velvollinen, tämä on pakollista. ALV-velvottomuuden voi mainita tekstillä ”Arvonlisäveroton myynti, ei ALV-rekisteröity”.
Maksuehto ja viivästyskorko: Voit ilmoittaa viivästyskoron määrän (esim. korkolain mukainen viivästyskorko). Tämä kannustaa asiakasta maksamaan ajallaan.
Tilinumero: IBAN-tilinumero ja BIC-koodi (jos maksu tulee ulkomailta) ovat välttämättömiä, jotta asiakas tietää mihin maksaa.
Oma kokemukseni ensimmäisestä laskusta
Muistan hyvin, kun laadin ensimmäisen veloituslaskuni vuosia sitten pienestä web-suunnitteluprojektista. Olin unohtanut lisätä laskun numeron ja Y-tunnuksen. Asiakkaan kirjanpitäjä palautti laskun ja pyysi korjaamaan sen ennen maksamista. Tämä viivästytti maksua reilulla viikolla – opetus oli selvä: tarkista aina kaikki tiedot ennen lähettämistä.
Millä ohjelmalla laskun voi tehdä?
Et tarvitse kallista laskutusohjelmaa, jos laskutat satunnaisesti. Word- tai Excel-pohja riittää mainiosti. Voit myös käyttää ilmaisia verkkopalveluita, jotka generoivat laskuja automaattisesti. Tärkeintä on, että pohja sisältää kaikki pakolliset tiedot ja näyttää ammattimaiselta.
Yleisimmät virheet veloituslaskussa
Unohdettu Y-tunnus tai ALV-numero: Tämä on yksi yleisimmistä virheistä. Varmista, että tunnisteesi ovat aina mukana.
Epäselvä tuotekuvaus: Jos asiakas ei ymmärrä, mitä laskutat, hän ei maksa tai pyytää selvitystä. Ole täsmällinen.
Väärä ALV-prosentti: Suomessa tavallisin ALV on 25,5 %, mutta esimerkiksi elintarvikkeilla (14 %) ja kirjoilla (10 %) on omat prosenttinsa. Tarkista aina oikea prosentti.
Puuttuva maksuaika: Jos et ilmoita eräpäivää, asiakas ei tiedä milloin maksaa. Tämä johtaa helposti viivästyksiin.
Miten laskun toimittaa asiakkaalle?
Sähköposti on nykyään yleisin tapa lähettää lasku. Lähetä se PDF-muodossa, jotta tietoja ei voi vahingossa muokata. Voit myös lähettää laskun kirjepostissa, mutta silloin kannattaa säilyttää kopio itsellesi.
Suuret yritykset saattavat vaatia verkkolaskua. Tällöin tarvitset verkkolaskuosoitteen tai välittäjän. Kysy asiakkaalta etukäteen, miten he haluavat laskun vastaanottaa.
Säilytä laskut huolellisesti
Sekä lähetetyt että saadut laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta kirjanpitolain mukaan. Tallenna kopiot järjestelmällisesti, jotta löydät ne tarvittaessa. Sähköinen arkistointi on helpoin tapa – luo kansio, johon tallennat kaikki laskut PDF-muodossa.
Yhteenveto: veloituslasku kuntoon nopeasti
Veloituslaskun tekeminen on helppoa, kun muistat pakolliset tiedot. Varmista, että laskussasi on laskuttajan ja asiakkaan tiedot, laskun numero ja päivämäärä, tuotteen tai palvelun kuvaus, hintatiedot ALV-erittelyn kanssa, maksuehto ja tilinumero. Näiden avulla lasku on laillinen ja ammattimainen.
Kannattaa tehdä valmis pohja, jota voi käyttää kerta toisensa jälkeen – se säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä. Ota tavaksi tarkistaa lasku ennen lähettämistä, niin vältyt turhilta selvittelyiltä ja maksuviivästyksiltä.