Kun aloitat freelancerina toimimisen tai otat vastaan ensimmäisiä keikkoja, toimeksiantosopimus saattaa tuntua pelottavalta paperilta täynnä juridista kieltä. Todellisuudessa kyse on kuitenkin sinun ja asiakkaasi yhteisestä turvaverkostasi – dokumentista, joka varmistaa, että molemmat osapuolet tietävät mitä odotetaan, milloin ja millä ehdoilla.
Hyvä toimeksiantosopimus suojelee sekä sinua että asiakastasi väärinkäsityksiltä, maksuriidoilta ja turhilta konflikteilta. Se on myös merkki ammattimaisuudesta, joka erottaa sinut satunnaisista tekijöistä. Käydään läpi ne kohdat, joita jokaisen freelancerin tulisi ymmärtää ennen kuin allekirjoittaa nimensä sopimukseen.
Mikä on toimeksiantosopimus ja miksi se on tärkeä
Toimeksiantosopimus on kahden osapuolen välinen kirjallinen sopimus, jossa määritellään freelance-työn ehdot. Toisin kuin työsopimuksessa, toimeksiantosopimuksessa ei synny työsuhdetta – toimit itsenäisenä yrittäjänä tai ammatinharjoittajana.
Sopimus on tärkeä, koska se dokumentoi, mitä sovittiin. Kun kaikki on kirjallisesti, et voi myöhemmin törmätä tilanteeseen, jossa asiakas väittää sovitun jotain ihan muuta kuin mitä sinä muistat. Itse opin tämän kantapään kautta muutama vuosi sitten, kun tein pienen verkkosivuston ilman kirjallista sopimusta. Asiakas alkoi vaatia loputtomia muutoksia, koska ”se oli sovittu”. Kun sopimusta ei ollut, en voinut todistaa muuta.
Osapuolten tiedot ja tunnistaminen
Sopimuksen alussa tulee aina olla molempien osapuolten täydelliset tiedot. Sinun kohdallasi tämä tarkoittaa:
Yrityksesi nimi ja Y-tunnus (tai henkilötietosi, jos toimit yksityishenkilönä)
Osoite ja yhteystiedot
Asiakkaan puolelta:
Yrityksen nimi ja Y-tunnus tai yhteyshenkilön tiedot
Virallinen osoite
Kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta moni freelanceri unohtaa tarkistaa asiakkaan tiedot. Jos myöhemmin tulee ongelmia laskutuksen kanssa, tarvitset nämä tiedot.
Työn kuvaus ja laajuus
Tämä on sopimuksen tärkein kohta. Määrittele tarkasti, mitä teet, mitä et tee ja miten työ toimitetaan.
Esimerkki huonosta kuvauksesta: ”Freelancer suunnittelee verkkosivuston.”
Esimerkki hyvästä kuvauksesta: ”Freelancer suunnittelee ja toteuttaa viiden sivun WordPress-verkkosivuston asiakkaan antamien sisältöjen ja kuvien pohjalta. Toteutus sisältää etusivun, kolme alasivua ja yhteystiedot-sivun. Sivusto toimitetaan asiakkaan hallinnoimaan palvelimeen. Toteutus ei sisällä sisällöntuotantoa, valokuvausta tai hakukoneoptimoinnin jatkotoimenpiteitä.”
Mitä tarkempi olet, sitä vähemmän tulee kiistoja. Määrittele myös, kuinka monta korjauskierrosta hintaan sisältyy. Jos asiakas saa pyytää loputtomasti muutoksia, projekti ei lopu koskaan.
Aikataulu ja määräajat
Sovittakaa selkeät välitavoitteet ja lopullinen toimituspäivä. Esimerkiksi:
– Ensimmäinen luonnos: 15.1.2025
– Asiakkaan palaute: 22.1.2025
– Korjattu versio: 29.1.2025
– Lopullinen toimitus: 5.2.2025
Kirjatkaa myös, mitä tapahtuu, jos asiakas ei anna palautetta ajallaan. Kannattaa sopia, että jos asiakkaan palaute viivästyy, myös lopullinen toimituspäivä siirtyy vastaavasti. Muuten saatat joutua odottelemaan viikkoja ja silti toimittamaan työsi alkuperäisessä aikataulussa.
Palkkio ja maksuehdot
Ilmoita selkeästi palkkiosi ja maksutapa. Voit laskuttaa:
Kiinteänä projektihintana (esim. 2 500 euroa koko projektista)
Tuntiveloituksena (esim. 65 euroa/tunti, arvioitu 40 tuntia)
Kuukausiveloituksena toistuvassa toimeksiannossa
Määrittele myös:
– Milloin laskutat (projektin alussa, vaiheittain vai lopussa)
– Mikä on maksun eräpäivä (yleensä 14–30 päivää)
– Viivästyskorot mahdollisissa maksuviivästyksissä
Isommissa projekteissa kannattaa pyytää osa maksusta etukäteen. En itse aloita enää yli 2 000 euron projekteja ilman vähintään 30 prosentin ennakkomaksua. Se suodattaa pois epäluotettavat asiakkaat ja turvaa oman työsi.
Tekijänoikeudet ja omistusoikeudet
Tämä on kriittinen kohta, jota monet freelancerit eivät ymmärrä. Lähtökohtaisesti sinä omistat kaiken tuottamasi materiaalin, ellei sopimuksessa toisin määrätä.
Sopimuksessa tulee määritellä:
– Siirtyvätkö tekijänoikeudet kokonaan asiakkaalle vai pidätkö osan oikeuksista
– Saako asiakas muokata työtä myöhemmin
– Voitko käyttää työtä omassa portfoliossasi
Yleinen ratkaisu on, että asiakas saa täydet käyttöoikeudet lopputuotokseen maksua vastaan, mutta sinä saat näyttää työtä referenssinä. Kirjaa tämä selkeästi.
Salassapito ja luottamuksellisuus
Jos saat työssäsi käsiteltäväksi asiakkaan liikesalaisuuksia, asiakastietoja tai muuta arkaluontoista materiaalia, sopimukseen tarvitaan salassapitolauseke.
Sitoudut olemaan paljastamatta tai käyttämättä asiakkaan tietoja omaksi tai kolmannen osapuolen hyödyksi. Tämä on vakiokäytäntö ja suojelee asiakasta, mutta myös sinua – kun salassapitovelvollisuus on kirjattuna, se osoittaa ammattimaisuuttasi.
Irtisanominen ja sopimuksen päättyminen
Elämässä tapahtuu. Projekti saattaa kaatua, tai yhteistyö ei vain toimi. Määrittele sopimuksessa:
– Kuinka kumpikin osapuoli voi irtisanoa sopimuksen (esim. 14 päivän irtisanomisajalla)
– Mitä tapahtuu jo tehdylle työlle (maksetaanko se?)
– Miten toimitaan kesken jääneiden töiden kanssa
Reilu käytäntö on, että jos asiakas irtisanoo sopimuksen, hänelle laskutetaan jo tehdyt työtunnit tai valmistuneet vaiheet. Jos sinä irtisanot, tarjoa kohtuullinen siirtymäaika tai auta löytämään tilallesi toinen tekijä.
Yleiset kysymykset toimeksiantosopimuksista
Pitääkö sopimuksen olla kirjallinen?
Sopimus voi olla myös suullinen, mutta kirjallinen on aina turvallisempi. Riita-tilanteessa kirjallinen sopimus on ainoa tapa todistaa, mitä sovittiin.
Voiko sopimusta muuttaa kesken projektin?
Kyllä, mutta muutokset on tehtävä kirjallisesti ja molempien osapuolten on hyväksyttävä ne. Lähetä aina sähköposti tai lisäsopimus, jossa vahvistetaan muutokset.
Tarvitsenko lakimiestä sopimuksen tekemiseen?
Pienissä projekteissa voit käyttää valmista sopimuspohjaa ja muokata sitä tarpeisiisi. Isoissa tai monimutkaisissa projekteissa lakimiehen konsultointi kannattaa.
Mitä teen, jos asiakas ei maksa?
Lähetä ensin maksumuistutus, sitten perintävaroitus. Jos sekin ei auta, asia voidaan siirtää perintään. Kirjallinen sopimus on tässä tilanteessa kullanarvoinen.
Lopuksi – älä pelkää sopimuksia
Hyvä toimeksiantosopimus ei ole este yhteistyölle vaan sen mahdollistaja. Se luo selkeät raamit, joiden sisällä molemmat voivat luottavaisin mielin tehdä työtään. Kun kaikki on sovittu etukäteen, voit keskittyä olennaiseen – laadukkaaseen työhön ja hyvään asiakassuhteeseen.
Muista, että sopimus suojelee sinua yhtä paljon kuin asiakastasi. Se on merkki ammattimaisuudesta, ja sen puuttuminen on aina riskitekijä. Ota siis käyttöön toimeksiantosopimus heti seuraavassa projektissasi – tulevaisuuden minäsi kiittää.