Sopimukset ovat liike-elämän ja arjen välttämätön osa. Vielä kymmenen vuotta sitten lähes kaikki sopimukset allekirjoitettiin paperille, mutta digitalisaatio on muuttanut tilanteen nopeasti. Nykyään yhä useampi sopimus syntyy täysin sähköisesti, ilman että kukaan koskaan painaa kynää paperille. Kummallakin tavalla on omat etunsa ja haasteensa.
Sähköisten sopimusten edut
Sähköisten sopimusten suurin etu on niiden nopeus. Sopimuksen voi lähettää, allekirjoittaa ja palauttaa minuuteissa, vaikka osapuolet olisivat eri puolilla maailmaa. Paperisen sopimuksen kierrättäminen postissa voi viedä viikkoja, erityisesti jos allekirjoittajia on useita.
Kustannussäästöt ovat myös merkittäviä. Ei tarvita paperia, tulostusta, kuoria eikä postimaksuja. Arkistointi vie vain digitaalista tilaa perinteisen mappihyllyn sijaan. Kun sopimuksia alkaa kertyä kymmenittäin tai satoittain, säästöt kasvavat merkittäviksi.
Sähköiset sopimukset ovat myös helpommin hallittavissa. Ne voi tallentaa pilvipalveluun, josta niitä voi etsiä hakusanoilla. Itse muistan, kuinka muutama vuosi sitten etsin vanhaa vuokrasopimusta yli tunnin ajan kotona olevista kansioista. Nykyään kaikki tärkeät sopimukseni ovat sähköisesti tallessa, ja löydän minkä tahansa asiakirjan muutamassa sekunnissa.
Ympäristönäkökulma on myös monelle tärkeä. Paperittomassa toiminnassa ei synny fyysistä jätettä eikä kuluteta luonnonvaroja samalla tavalla kuin paperisopimuksissa.
Sähköisten sopimusten haasteet
Kaikki eivät kuitenkaan ole sähköisten sopimusten ystäviä. Vanhempi sukupolvi saattaa kokea digitaaliset järjestelmät hankaliksi tai jopa epäluotettaviksi. Kaikilla ei myöskään ole pääsyä tietokoneelle tai älypuhelimelle, mikä voi syrjäyttää osan ihmisistä.
Tietoturva on aito huolenaihe. Sähköiset sopimukset vaativat turvallisen tallennuksen ja varmuuskopioinnin. Jos palvelu kaatuu tai tiedostot katoavat, voi syntyä suuria ongelmia. Kyberrikollisuus on myös lisännyt riskejä – sopimuksia voidaan varastaa tai muuttaa luvatta, jos suojaus ei ole kunnossa.
Lainopillinen pätevyys on joskus kysymysmerkki. Vaikka sähköinen allekirjoitus on Suomessa juridisesti pätevä, kaikki tahot eivät vielä hyväksy sitä. Jotkut viranomaiset tai ulkomaiset kumppanit saattavat vaatia alkuperäisen paperisen version.
Paperisten sopimusten vahvuudet
Paperinen sopimus tuntuu konkreettiselta. Se on käsin kosketeltavissa, ja monet kokevat sen juuri siksi luotettavammaksi. Allekirjoitus omalla kädellä tuntuu sitovammalta kuin napsautus näytöllä.
Paperisopimukset eivät vaadi teknologiaa eivätkä sähköä. Ne ovat aina luettavissa, eikä tarvita laitteita tai salasanoja. Tämä tekee niistä yksinkertaisia ja kaikkien saavutettavissa olevia.
Lopuksi
Kummallakin sopimusmuodolla on paikkansa. Sähköiset sopimukset sopivat loistavasti nopeisiin, rutiininomaisiin kauppoihin ja tilanteisiin, joissa osapuolet ovat digitaalisesti aktiivisia. Paperiset sopimukset puolestaan toimivat hyvin erityisen tärkeiden, pitkäaikaisten sitoumusten yhteydessä tai kun toinen osapuoli ei ole tottunut digitaalisiin palveluihin.
Tulevaisuus näyttää kuitenkin selvästi sähköiseltä. Teknologia kehittyy, tietoturva paranee ja yhä useammat oppivat luottamaan digitaalisiin ratkaisuihin. Silti paperisilla sopimuksilla tulee olemaan roolinsa vielä pitkään.