Digitaalisten asiakirjojen väärennökset ovat valitettavasti yleistyneet viime vuosina. Kun yhä useammat sopimukset, todistukset ja viralliset dokumentit liikkuvat sähköisessä muodossa, myös huijausten mahdollisuudet ovat kasvaneet. Hyvä uutinen on, että väärennökset ovat tunnistettavissa, kun tietää mitä etsiä.
Miksi digitaalisten väärennösten tunnistaminen on tärkeää
Väärä asiakirja voi aiheuttaa merkittäviä taloudellisia menetyksiä, juridisia ongelmia tai jopa identiteettivarkauksia. Olen itsekin nähnyt tapauksen, jossa yritys hyväksyi väärän työtodistuksen rekrytoinnissa – lopputulos oli työntekijä, jolla ei ollut väitettyä osaamista, ja kuukausien mittainen oikeusprosessi.
Kun osaat tunnistaa väärennökset ajoissa, säästyt monelta ikävältä yllätykseltä. Kyse ei ole vain rahasta, vaan myös ajasta ja hermostosta.
Tarkista asiakirjan metadatat
Ensimmäinen vaihe digitaalisen asiakirjan aitouden tarkistamisessa on metadata. Jokainen digitaalinen tiedosto sisältää tietoja sen luomisesta, muokkaamisesta ja alkuperästä.
PDF-tiedoston metadataa voi tarkastella useimmilla PDF-lukijoilla. Avaa tiedoston ominaisuudet ja katso:
– Luontipäivämäärä ja -aika
– Muokkauspäivämäärät
– Käytetty ohjelma
– Tekijän tiedot
Jos asiakirjan väitetään olevan vuodelta 2020, mutta metadata näyttää luontipäiväksi viime viikon, jotain on pielessä. Toki metadata on mahdollista muokata, mutta useimmat amatööriväärennöksien tekijät eivät tätä osaa tai muista tehdä.
Tutki digitaalisia allekirjoituksia ja sertifikaatteja
Aidoissa virallisissa asiakirjoissa on usein digitaalinen allekirjoitus tai varmennesertifikaatti. Nämä ovat kuin digitaalisia sinettejä, jotka vahvistavat asiakirjan alkuperän.
Digitaalinen allekirjoitus näkyy yleensä PDF-dokumentissa sinisessä palkissa tai erikseen merkittynä. Voit tarkistaa allekirjoituksen aitouden klikkaamalla sitä – ohjelma näyttää, onko allekirjoitus voimassa ja kenen taholta se tulee.
Viralliset tahot kuten pankit, virastot ja notaarit käyttävät lähes aina digitaalisia allekirjoituksia. Jos asiakirjassa ei ole allekirjoitusta, vaikka sen pitäisi olla, kannattaa olla varuillaan.
Vertaa alkuperäiseen tai viralliseen malliin
Monen virallisen asiakirjan ulkoasu on vakioitu. Esimerkiksi ajokortit, passit ja viralliset todistukset noudattavat tiettyjä standardeja.
Etsi verkosta kyseisen asiakirjan virallinen malli tai esimerkki. Vertaa fontteja, logoja, asettelua ja tekstikenttien paikkoja. Pienetkin poikkeamat voivat paljastaa väärennöksen.
Muutama vuosi sitten törmäsin tapaukseen, jossa yritykselle oli lähetetty ”virallinen” verottajan ilmoitus. Logo oli hieman vääränvärinen ja fontti ei täsmännyt – kyseessä oli huijausyritys. Pieni yksityiskohta voi paljastaa kaiken.
Tarkkaile laatua ja yksityiskohtia
Väärennökset jättävät usein jälkiä, jotka näkyvät lähemmässä tarkastelussa:
– Epätarkat tai sumeaa tekstiä
– Väärin kirjoitettuja sanoja tai kielioppivirheitä
– Logot, jotka ovat venytetty tai pikseli
– Erikoisia värejä tai värisävyjä
– Epäjohdonmukaiset rivivälit tai kirjasinkoot
Zoomaa asiakirjaa 200-300% ja katso, miten tekstit ja kuvat käyttäytyvät. Alkuperäinen digitaalinen dokumentti säilyy terävänä, mutta skannattu ja uudelleenmuokattu asiakirja näyttää rakeiselta.
Käytä teknisiä työkaluja
On olemassa useita ilmaisia ja maksullisia työkaluja, jotka auttavat tunnistamaan muokatut asiakirjat:
PDF-analyysityökalut – Ohjelmistot kuten Adobe Acrobat Pro voivat näyttää, onko PDF-tiedostoa muokattu sen luomisen jälkeen.
Kuva-analyysi – Jos asiakirja on kuvamuodossa, työkalut kuten Forensically tai FotoForensics paljastavat kuvankäsittelyn jäljet.
OCR-tarkistus – Jos asiakirjassa pitäisi olla tekstiä, mutta se on itse asiassa kuva, OCR (Optical Character Recognition) voi paljastaa epäjohdonmukaisuuksia.
Ota yhteyttä asiakirjan myöntäjään
Yksinkertaisin ja varmin tapa varmistaa asiakirjan aitous on ottaa yhteyttä sen väitettyyn myöntäjään. Soita tai lähetä sähköpostia organisaatioon ja kysy, onko asiakirja aito.
Monet viralliset tahot tarjoavat myös verkkopalvelun, jossa voi tarkistaa asiakirjan viitenumeron tai tunnisteen. Esimerkiksi monien yliopistojen tutkintotodistuksia voi vahvistaa suoraan niiden verkkosivuilta.
Yleisiä väärinkäsityksiä väärennöksistä
Väärinkäsitys 1: Digitaalisia asiakirjoja ei voi väärennää
Todellisuudessa digitaaliset asiakirjat ovat helpompia väärentää kuin monet luulevat. Kuka tahansa, jolla on perustiedot kuvankäsittelystä, voi yrittää.
Väärinkäsitys 2: PDF on turvallinen muoto
PDF-tiedostot voidaan muokata monilla ohjelmilla. Pelkkä PDF-muoto ei takaa mitään.
Väärinkäsitys 3: Väärennökset näkyvät aina selvästi
Ammattimaiset väärennökset voivat olla erittäin uskottavia. Siksi on tärkeää käyttää useita tarkistusmenetelmiä.
Käytännön vinkit arkeen
Kun vastaanotat tärkeitä digitaalisia asiakirjoja:
1. Pyydä aina alkuperäinen lähde – älä tyytty pelkkään kuvakaappaukseen
2. Tallenna asiakirjat turvallisesti ja ota varmuuskopiot
3. Tarkista lähettäjän sähköpostiosoite huolellisesti – pienet kirjoitusvirheet voivat paljastaa huijauksen
4. Älä koskaan jaa henkilökohtaisia asiakirjojasi epäilyttäville tahoille
5. Käytä virustorjuntaa ja päivitä ohjelmistosi säännöllisesti
Mitä tehdä, jos epäilet väärennöstä
Jos epäilet saaneesi väärän asiakirjan, älä hätäänny. Älä allekirjoita mitään tai tee päätöksiä sen pohjalta. Ota yhteyttä asiakirjan väitettyyn myöntäjään ja ilmoita asiasta. Jos kyseessä on vakava huijaus, ilmoita myös poliisille.
Digitaalisten asiakirjojen väärennösten tunnistaminen vaatii tarkkuutta, mutta oikeilla työkaluilla ja tiedoilla se on täysin mahdollista. Kun olet kerran oppinut, mitä etsiä, prosessi muuttuu nopeaksi rutiiniksi – ja säästyt monelta ikävältä ylläriltä.