Monet meistä ovat joskus miettineet, riittääkö asiassa pelkkä sähköposti vai pitäisikö laatia kunnollinen kirjallinen sopimus. Itse olin aikoinaan tässä tilanteessa, kun naapuri ehdotti aidan korjausta puoliksi. Aluksi ajattelin, että kyllähän tämä WhatsApp-viesteillä hoituu, mutta onneksi järki voitti – laadimme yksinkertaisen kirjallisen sopimuksen, joka pelasti myöhemmin kun kustannuksista tuli erimielisyyttä.
Sähköposti toimii arjen asioissa
Sähköposti on oikein hyvä keino hoitaa tavallisia arkiasioita. Jos sovit kaverisi kanssa asunnon yhteissiivouksesta, varaat aikaa kampaajalle tai kysyt työkaverilta neuvoa johonkin projektiin, sähköposti riittää mainiosti. Sama pätee moniin asiakaspalvelutilanteisiin – reklamaatiot, tiedustelut ja tavalliset yhteydenotot hoituvat näppärästi sähköpostilla.
Sähköpostin vahvuus on nopeus ja helppous. Viesti lähtee hetkessä, eikä tarvitse miettiä muotoiluja tai virallista kieltä. Lisäksi sähköpostista jää automaattisesti jonkinlainen jälki, vaikka se ei olekaan juridisesti yhtä vahva kuin virallinen asiakirja.
Kun raha tai oikeudet ovat pelissä
Tilanne muuttuu, kun mukaan tulee rahaa, omaisuutta tai oikeudellisia velvoitteita. Vuokrasopimus, työsopimus, kauppasopimus tai lainasopimus kannattaa aina tehdä kunnolla kirjallisena. Pelkkä sähköposti ei välttämättä riitä todisteeksi, jos asiasta myöhemmin riidellään.
Viralliset asiakirjat ovat tärkeitä myös silloin, kun sopimuksen toinen osapuoli on yritys tai viranomainen. Esimerkiksi verottaja, Kela tai pankki haluavat nähdä kunnon paperit – sähköpostilla ei pärjää. Sama koskee tilanteita, joissa tarvitaan kolmannen osapuolen, kuten notaarin tai todistajien, vahvistus.
Todistusvoimasta ja turvallisuudesta
Sähköpostin heikkous on se, että sitä on helppo kiistää. Lähettäjän henkilöllisyyttä ei aina voi varmistaa, viestejä voi väärennellä, ja sähköpostitilit voivat joutua vääriin käsiin. Virallisessa asiakirjassa puolestaan on allekirjoitukset, päivämäärät ja usein myös todistajat. Se on konkreettinen todiste, jota on vaikea kiistää.
Jos joudut oikeuteen, tuomari antaa paljon enemmän painoarvoa viralliselle asiakirjalle kuin sähköpostiketjulle. Varsinkin jos kyseessä on isompi summa tai pitkäaikainen sopimus, virallinen dokumentti on kullanarvoinen.
Kultainen keskitie
Joskus voi käyttää yhdistelmää. Esimerkiksi voit hoitaa neuvottelut ja alustavan sopimisen sähköpostitse, mutta viimeistellä varsinaisen sopimuksen virallisena asiakirjana. Näin saat sähköpostin nopeuden ja mukavuuden, mutta myös virallisen dokumentin turvallisuuden.
Hyvä nyrkkisääntö on miettiä, mitä tapahtuisi, jos toinen osapuoli ei noudattaisikaan sovittua. Jos seuraukset olisivat ikäviä – taloudellisia tappioita, juridisia ongelmia tai isoa harmia – tee virallinen asiakirja. Jos taas kyseessä on pieni, arkipäiväinen asia, sähköposti riittää hyvin.
Lopuksi
Ei kannata turhaan byrokratisoida kaikkea, mutta toisaalta ei myöskään kannata ottaa turhia riskejä. Kun miettii hetken, mikä on oikea tapa hoitaa asia, säästää itsensä monelta harmaalta hiukselta tulevaisuudessa. Virallinen asiakirja saattaa tuntua aluksi vaivalloiselta, mutta se maksaa itsensä takaisin siinä vaiheessa, kun sitä oikeasti tarvitsee.