Jokainen yrittäjä ja laskuttaja törmää ennemmin tai myöhemmin tilanteeseen, jossa lasku jää maksamatta. Se on ikävää, mutta onneksi laki antaa selkeät puitteet sille, miten asiaa voi lähteä hoitamaan. Maksumuistutus on ensimmäinen askel, kun haluat muistuttaa asiakastasi erääntyneestä maksusta – ja sen lähettäminen oikein voi säästää sekä aikaa että rahaa.
Milloin maksumuistutuksen voi lähettää?
Maksumuistutuksen saa lähettää heti, kun laskun eräpäivä on mennyt umpeen. Laki ei aseta mitään pakollista odotusaikaa, vaikka käytännössä on järkevää antaa muutama päivä pelivaraa – pankkisiirrot eivät aina mene perille samana päivänä, ja postissa voi olla viiveitä.
Itse olen todennut, että viiden arkipäivän odotus eräpäivän jälkeen on kohtuullinen käytäntö. Se antaa asiakkaalle aikaa hoitaa maksu, mutta ei venytä tilannetta liian pitkäksi. Jos kyseessä on isompi summa tai tärkeä asiakas, voi soittaa ensin ja tiedustella tilannetta – usein kyse on vain unohduksesta tai inhimillisestä virheestä.
Mitä maksumuistutuksessa pitää olla?
Maksumuistutus on virallinen asiakirja, ja sen tulee sisältää tietyt tiedot, jotta se on laillisesti pätevä. Tässä ovat oleelliset kohdat:
Perusasiat: Lähettäjän ja vastaanottajan yhteystiedot, päivämäärä ja selkeä otsikko ”Maksumuistutus”.
Alkuperäinen lasku: Viittaa selkeästi alkuperäiseen laskuun – lasku numero, laskun päivämäärä, eräpäivä ja summa. Asiakkaan on helpompi reagoida, kun hän tietää tarkalleen mistä laskusta on kyse.
Maksamaton määrä: Kerro selkeästi, kuinka paljon rahaa on maksamatta ja mihin päivään mennessä se olisi pitänyt maksaa.
Uusi maksuaika: Anna uusi, kohtuullinen määräaika maksulle – yleensä 7–14 päivää on sopiva. Liian lyhyt aika voi tuntua kohtuuttomalta, liian pitkä taas antaa viestin, ettei asialla ole kiirettä.
Mahdolliset lisäkustannukset: Jos aiot periä muistutuskuluja tai viivästyskorkoa, ne on mainittava selkeästi. Muistutuskuluja saa periä vain, jos se on sovittu etukäteen esimerkiksi sopimuksessa tai laskussa mainittuna. Tavallisimmin muistutuskulut ovat 5–10 euroa, mutta isommissakin summissa kyse on yleensä muutamasta kympistä.
Maksutiedot: Varmista, että maksutieto on helppo löytää – tilinumero, viitenumero ja saaja. Jos mahdollista, liitä mukaan myös QR-koodi tai virtuaaliviivakoodi, joka helpottaa maksua.
Omat kokemukseni maksumuistutuksista
Olen lähettänyt satoja maksumuistutuksia vuosien varrella, ja yllättävän usein kyse on ollut ihan vain siitä, että lasku on jäänyt sähköpostin syövereihin tai asiakkaan kirjanpitäjä on ollut lomalla. Kerran sain puhelun asiakkaalta, joka pahoitteli vilpittömästi – hän oli muuttanut ja lasku oli mennyt vanhaan osoitteeseen. Tilanne ratkesi muutamassa minuutissa, kun lähetin uuden laskun sähköpostilla.
Siksi sävyn merkitys on valtava. Älä ala syyttämään tai uhkailemaan heti ensimmäisessä muistutuksessa. Kohtelias, asiallinen muistutus toimii paljon paremmin – ja säilyttää asiakassuhteen, jos kyse on vain väärinkäsityksestä.
Miten maksumuistutus lähetetään käytännössä?
Maksumuistutuksen voi lähettää sähköpostilla, kirjeitse tai jopa tekstiviestillä, kunhan se tavoittaa vastaanottajan. Sähköposti on nopein ja halvin tapa, mutta kirje saattaa tuntua virallisemmalta ja saada asiakkaan reagoimaan nopeammin.
Vaihe 1: Tarkista ensin tilanne. Onko maksu kenties tullut perille, mutta jäänyt kirjaamatta? Tarkista pankkitilisi ja laskutusohjelma ennen kuin lähetät muistutuksen.
Vaihe 2: Kirjoita selkeä ja kohtelias muistutus. Käytä asiallista kieltä, älä syytä tai uhkaile. Mainitse, että kyseessä on muistutus maksamattomasta laskusta ja anna uusi maksuaika.
Vaihe 3: Liitä mukaan alkuperäinen lasku. Helpota asiakkaan elämää – hän saa kaiken tarvittavan tiedon yhdestä sähköpostista tai kirjeestä.
Vaihe 4: Seuraa tilannetta. Jos uusi maksuaika menee umpeen eikä maksua kuulu, on aika lähettää toinen muistutus tai siirtyä perintätoimiston kautta eteenpäin.
Yleisiä väärinkäsityksiä maksumuistutuksista
”Maksumuistutus pitää lähettää kirjeellä.” Ei pidä. Sähköposti kelpaa, kunhan se tavoittaa vastaanottajan. Kirje on kuitenkin varmin tapa, koska siitä jää todiste lähetyksestä.
”Maksumuistutuksesta saa aina periä kuluja.” Ei saa, jos sitä ei ole sovittu etukäteen. Jos laskussa tai sopimuksessa ei mainita muistutuskuluista, niitä ei voi lisätä jälkikäteen.
”Maksumuistutuksen jälkeen pitää odottaa kuukausia ennen perinnän aloittamista.” Ei pidä. Jos asiakas ei reagoi toiseen muistutukseen, voit siirtää asian suoraan perintään – odottelu vain kasvattaa viivästyskorkoja ja pidentää prosessia.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voiko maksumuistutuksen lähettää ennen eräpäivää? Voi, mutta silloin kyse on ennakkomuistutuksesta eikä varsinaisesta maksumuistutuksesta. Se on hyvä tapa, jos haluat varmistaa että asiakas muistaa maksaa ajallaan.
Kuinka monta muistutusta voi lähettää? Yhtä tai kahta riittää. Jos asiakas ei reagoi kahteen muistutukseen, asia kannattaa siirtää perintään.
Voiko maksumuistutuksen lähettää tekstiviestillä? Voi, mutta kirjallinen todiste on parempi. Tekstiviesti voi toimia ylimääräisenä muistutuksena, mutta varsinainen muistutus kannattaa lähettää sähköpostilla tai kirjeellä.
Mitä tapahtuu, jos asiakas ei maksa muistutuksenkaan jälkeen? Silloin voit siirtää asian perintätoimistolle, joka hoitaa loppuprosessin puolestasi.
Yhteenveto
Maksumuistutus on yksinkertainen mutta tärkeä työkalu, kun lasku jää maksamatta. Se kannattaa lähettää kohteliaasti ja selkeästi, muutaman päivän kuluttua eräpäivästä. Varmista että muistutuksessa on kaikki tarvittavat tiedot, ja anna asiakkaalle kohtuullinen aika reagoida. Useimmissa tapauksissa tilanne ratkeaa jo ensimmäisellä muistutuksella – ja hyvä asiakassuhde säilyy.