Olet juuri löytänyt kiinnostavan työpaikkailmoituksen ja alat täyttää hakemusta. Sitten vastaan tulee lomake, jossa kysytään syntymäaikaa, siviilisäätyä, lasten lukumäärää ja ehkä jopa terveydentilaa. Pysähdyt hetkeksi miettimään: onko työnantajalla oikeasti oikeus kysyä tällaista?
Olet hyvässä seurassa, sillä tämä mietityttää monia. Suomessa työnhakijoiden yksityisyydensuoja on vahva, mutta käytännössä rajat ovat monelle epäselvät – sekä hakijoille että työnantajille. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä henkilötietolomakkeessa saa ja mitä ei saa kysyä, ja miten toimit, jos lomake tuntuu menevän liian henkilökohtaiseksi.
Miksi henkilötietolomake ylipäätään tarvitaan?
Henkilötietolomakkeen tarkoitus on kerätä työnantajalle oleelliset perustiedot hakijasta rekrytointiprosessia varten. Nimi, yhteystiedot, koulutus ja työkokemus ovat itsestään selviä tietoja, joita ilman hakemusta on vaikea käsitellä. Lomake on siis ihan järkevä työkalu – kunhan se pysyy asiallisena.
Ongelma syntyy silloin, kun lomakkeessa aletaan udella asioita, joilla ei ole mitään tekemistä työn hoitamisen kanssa. Valitettavan usein näin tapahtuu joko tietämättömyydestä tai vanhoista tavoista. Olen itsekin joskus täyttänyt lomaketta, jossa kysyttiin puolison ammattia. Jäin miettimään, mitä ihmettä sillä on tekemistä varastomiehen homman kanssa.
Mitä työnantaja saa kysyä?
Pääsääntö on selkeä: työnantaja saa kysyä vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia kyseisen työtehtävän kannalta. Tämä periaate tulee suoraan yksityisyyden suojasta työelämässä annetusta laista (759/2004), jota kutsutaan arkisemmin työelämän tietosuojalaiksi.
Sallittuja kysymyksiä ovat tyypillisesti seuraavat: nimi ja yhteystiedot, koulutus ja tutkinnot, työkokemus ja aiemmat työpaikat, kielitaito ja erityisosaaminen, mahdolliset suosittelijat sekä tieto siitä, milloin hakija voi aloittaa työssä. Nämä kaikki liittyvät suoraan siihen, pystyykö hakija hoitamaan haettavaa tehtävää.
Joissain tapauksissa työnantaja voi perustellusti kysyä myös esimerkiksi ajokortin luokkaa, jos työ edellyttää ajamista, tai turvallisuusselvityksen edellytyksiä, jos kyse on turvallisuuskriittisestä tehtävästä. Oleellista on aina se, että kysymyksen ja työn välillä on selvä yhteys.
Mitä ei saa kysyä?
Tässä kohtaa moni työnantaja kompastuu – toisinaan tahattomasti. Laki kieltää kysymästä tietoja, jotka eivät liity työn hoitamiseen. Käytännössä kiellettyjen aiheiden lista on pitkä.
Työnantaja ei saa kysyä perhetilanteesta, kuten siviilisäädystä, lasten lukumäärästä tai perhesuunnitelmista. Uskonto, poliittinen vakaumus ja ammattiliiton jäsenyys ovat yksityisasioita, joita ei kuulu tiedustella. Terveydentilasta ei saa kysyä muuten kuin silloin, jos tehtävään liittyy laissa erikseen määritelty terveydellinen vaatimus. Etninen tausta, seksuaalinen suuntautuminen ja ikä ovat samoin kiellettyjä aiheita.
Ikäkysymys on mielenkiintoinen, sillä syntymäaikaa kysytään monissa lomakkeissa ihan rutiininomaisesti. Juridisesti arvioituna syntymäajan kysyminen on sallittua lähinnä silloin, kun tehtävään liittyy ikärajavaatimus – esimerkiksi anniskelutehtävissä. Muuten sen kysyminen voi johtaa ikäsyrjintäepäilyyn.
Käytännön esimerkki: kun lomake meni överiksi
Muutama vuosi sitten tuttu yrittäjä pyysi minua katsomaan hänen rekrytointilomakettaan, ennen kuin hän julkaisi sen. Lomakkeessa kysyttiin nimen ja yhteystietojen lisäksi syntymäaikaa, siviilisäätyä, lasten ikää, harrastuksia ja jopa sitä, tupakoiko hakija. Hän oli vilpittömästi sitä mieltä, että nämä ovat ihan tavallisia kysymyksiä.
Kävimme lomakkeen yhdessä läpi ja karsimme siitä kaiken ylimääräisen pois. Lopputulos oli huomattavasti lyhyempi, mutta kaikki työn kannalta oleellinen tieto saatiin silti kerättyä. Yrittäjä oli jälkikäteen helpottunut – hän ei ollut tajunnut, että vanha lomakepohja olisi voinut johtaa syrjintävalitukseen.
Miten toimit, jos lomake tuntuu epäasialliselta?
Jos hakijana kohtaat lomakkeen, jossa kysytään arveluttavia tietoja, sinulla on muutama vaihtoehto. Ensinnäkin voit jättää epäasialliset kohdat tyhjiksi. Työnantaja ei voi hylätä hakemustasi pelkästään sen perusteella, ettet kerro siviilisäätyäsi.
Voit myös kohteliaasti mainita työnantajalle, että lomakkeessa on kohtia, jotka eivät vaikuta liittyvän tehtävään. Monet työnantajat eivät yksinkertaisesti ole tulleet ajatelleeksi asiaa ja korjaavat lomakkeensa mielellään.
Jos koet, että rekrytointiprosessissa on tapahtunut syrjintää henkilötietojen perusteella, voit olla yhteydessä yhdenvertaisuusvaltuutettuun tai tietosuojavaltuutetun toimistoon. Nämä tahot neuvovat maksutta.
Yleisiä väärinkäsityksiä henkilötietolomakkeesta
Yksi sitkeä myytti on, että työnantaja saa kysyä mitä vain, kunhan vastaaminen on vapaaehtoista. Tämä ei pidä paikkaansa. Jo pelkkä kysyminen voi olla lain vastaista, jos tiedolla ei ole yhteyttä työtehtävään. Hakijalle syntyy helposti paine vastata kaikkiin kohtiin, vaikka lomakkeessa lukisi ”vapaaehtoinen”.
Toinen yleinen harhaluulo on, että työnhakija ei ole vielä tietosuojalain piirissä, koska hän ei ole työntekijä. Väärin – työelämän tietosuojalaki koskee nimenomaan myös työnhakijoita, ei pelkästään nykyisiä työntekijöitä.
Kolmas väärinkäsitys liittyy suostumukseen. Vaikka hakija antaisi suostumuksensa tietojen keräämiseen, se ei tee laittomasta kysymyksestä laillista. Tarpeellisuusvaatimus on ehdoton, eikä suostumus ohita sitä.
Vinkit työnhakijalle
Lue lomake kokonaan läpi ennen täyttämistä. Arvioi jokaisen kohdan kohdalla, liittyykö tieto oikeasti haettavaan tehtävään. Älä anna tietoja, jotka tuntuvat epäolennaisilta – sinulla on oikeus rajata jakamasi tiedot.
Säilytä kopio täyttämästäsi lomakkeesta. Jos rekrytointiprosessissa ilmenee myöhemmin ongelmia, sinulla on dokumentaatio siitä, mitä tietoja annoit.
Usein kysytyt kysymykset
Saako työnantaja kysyä palkkatoivetta? Kyllä saa, sillä se liittyy suoraan työsuhteen ehtoihin.
Entä rikosrekisteriä? Vain tietyissä tehtävissä, kuten lasten parissa työskenneltäessä. Työnantaja ei voi pyytää rikosrekisteriotetta yleisesti kaikilta hakijoilta.
Voiko työnantaja googlata hakijaa? Työnantaja saa kerätä tietoja julkisista lähteistä, mutta hänen pitää kertoa hakijalle, jos hän käyttää muualta kerättyjä tietoja päätöksenteossa.
Mitä jos en halua kertoa ikääni? Sinun ei tarvitse, ellei tehtävään liity lakisääteistä ikävaatimusta. Voit jättää kohdan tyhjäksi.
Henkilötietolomake on parhaimmillaan yksinkertainen ja asiallinen työkalu, joka palvelee sekä hakijaa että työnantajaa. Kun molemmat osapuolet tietävät pelisäännöt, rekrytointiprosessi sujuu reilummin ja tehokkaammin. Asiakirja24.fi:stä löydät valmiita lomakepohjia, jotka on laadittu Suomen lainsäädännön mukaisesti – niin työnhakijalle kuin työnantajallekin.