Etätyön yleistyessä monet työntekijät ja esimiehet pohtivat, miten etätyöjärjestelyt kannattaa sopia ja dokumentoida. Vaikka suullinen sopimus riittää juridisesti, kirjallinen etätyösopimus varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät sovitut ehdot samalla tavalla. Näin vältytään väärinkäsityksiltä ja mahdollisilta ristiriitatilanteita myöhemmin.
Miksi etätyösopimus kannattaa tehdä kirjallisesti?
Työsopimuslaki ei varsinaisesti velvoita tekemään erillistä etätyösopimusta, mutta käytännössä se on järkevää. Kirjallinen sopimus toimii todistusaineistona siitä, mitä on sovittu. Se auttaa myös selvittämään pelisäännöt: milloin työskentelet etänä, missä työskentelet, kuka vastaa työvälineistä ja kuinka yhteydenpito toimii.
Itse tein ensimmäisen etätyösopimukseni muutama vuosi sitten, kun korona-aika pakotti meidät kaikki kotitoimistolle. Silloin koko prosessi tuntui muodollisuudelta, mutta myöhemmin huomasin, kuinka tärkeää oli ollut kirjata ylös esimerkiksi työaikojen joustavuus ja se, että minulla oli oikeus työskennellä myös mökkiltä kesäaikaan.
Mitä etätyösopimuksessa tulee sopia?
Hyvä etätyösopimus sisältää ainakin seuraavat asiat:
Etätyön laajuus ja ajankohta. Sovitaanko täysipäiväisestä etätyöstä vai esimerkiksi kahdesta etäpäivästä viikossa? Voiko etätyöpäiviä vaihdella vai onko ne kiinteästi tiettyinä viikonpäivinä? Onko etätyö määräaikaista vai toistaiseksi voimassa olevaa?
Työpaikka. Työskenteleekö työntekijä kotona, kesämökillä, ulkomailla vai jossakin muualla? Tämä on tärkeä määritellä, koska työnantajan työturvallisuusvastuu ulottuu myös etätyöpaikkaan.
Työajat ja tavoitettavuus. Noudatetaanko normaaleja toimistoaikoja vai onko joustavuutta? Milloin esimiehen ja kollegoiden tulee tavoittaa sinut? Kuinka pitkät tauot voi pitää ja miten ne merkitään?
Työvälineet ja kustannukset. Toimittaako työnantaja tietokoneen, näytön, puhelimen ja muut tarvittavat laitteet? Kuka maksaa internetyhteyden, sähkön ja muut juoksevat kulut? Maksetaanko etätyökorvausta?
Tietoturva ja salassapito. Miten arkaluonteiset tiedot suojataan kotona? Mitkä ovat pelisäännöt VPN-yhteyksien käytöstä ja työtietojen säilyttämisestä?
Työturvallisuus. Vaikka työnantajan vastuu ulottuu etätyöhön, työntekijän tulee huolehtia oman työpisteen ergonomiasta ja turvallisuudesta.
Yleisiä väärinkäsityksiä etätyösopimuksista
Monet luulevat, että etätyösopimus antaa täyden vapauden työskennellä milloin ja missä vain. Todellisuudessa työaikalaki pätee myös etätyössä, ja työnantajalla on oikeus valvoa työaikaa. Myös vuosilomat, sairauspoissaolot ja muut työsuhdeasiat hoituvat täysin samalla tavalla kuin toimistolla työskennellessä.
Toinen yleinen väärinkäsitys on, että etätyösopimus olisi pysyvä ja muuttumaton. Sopimusta voidaan kuitenkin muuttaa molempien osapuolten suostumuksella, ja työnantajalla on tietyin edellytyksin oikeus määrätä työntekijä takaisin toimistolle, jos liiketoiminnalliset syyt niin vaativat.
Näin teet etätyösopimuksen esimiehesi kanssa
Aloita keskustelu esimiehesi kanssa avoimesti. Kerro, miksi etätyö hyödyttäisi sekä sinua että työnantajaa. Esimerkiksi: ”Huomasin työskennellessäni etänä korona-aikana, että olen tuottavampi kotona, kun keskittymisvaje on pienempi. Haluaisin ehdottaa kahta etätyöpäivää viikossa.”
Valmistele ehdotus etätyön järjestelyistä. Mieti etukäteen, mitä haluaisit sopia ja millaisiin kompromisseihin olisit valmis. Ole realistinen – jos työsi edellyttää paljon kasvokkain tapaamisia, täysipäiväinen etätyö ei välttämättä ole mahdollinen.
Kirjaa sovitut asiat ylös. Voit käyttää pohjana etätyösopimuksen mallia, jonka löydät esimerkiksi Asiakirja24.fi-palvelusta. Täytä sopimukseen kaikki oleelliset kohdat ja käy se läpi esimiehesi kanssa.
Allekirjoita sopimus molemmat. Säilytä oma kappaleesi huolellisesti – se on osa työsopimustasi.
Entä jos tilanne muuttuu?
Elämäntilanteet ja työn vaatimukset muuttuvat. Jos huomaat, että sovitut etätyöjärjestelyt eivät toimi, ota asia puheeksi esimiehesi kanssa aikaisessa vaiheessa. Avoin keskustelu auttaa löytämään ratkaisun, joka toimii molemmille.
Työnantaja voi myös esittää muutoksia etätyöjärjestelyihin. Tällöin on tärkeää, että muutokset tehdään kirjallisesti ja molemmat osapuolet hyväksyvät ne.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko työnantaja pakottaa etätyöhön? Pääsääntöisesti ei, ellei työsopimuslaissa tai työsopimuksessa ole asiasta nimenomaista mainintaa. Poikkeustilanteissa, kuten pandemiassa, työnantajalla voi olla laajemmat oikeudet määrätä etätyöstä.
Voiko etätyösopimuksen irtisanoa? Kyllä. Jos etätyösopimus on määräaikainen, se päättyy sovittuna ajankohtana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa noudattaen työsopimuslain mukaisia irtisanomisaikoja ja -perusteita.
Maksetaanko etätyöstä erillistä korvausta? Laki ei velvoita siihen, mutta monet työnantajat maksavat kohtuullista etätyökorvausta, joka kattaa esimerkiksi sähkön ja internetyhteyden kuluja. Tämä kannattaa sopia erikseen.
Etätyösopimus on käytännöllinen työkalu, joka selkeyttää etätyöjärjestelyjen pelisäännöt. Kun sovitut asiat on kirjattu huolellisesti ylös, molemmat osapuolet tietävät, mitä heiltä odotetaan – ja voivat keskittyä olennaiseen eli työn tekemiseen.