Asiakirjojen säilytys ja tietoturva koskettavat sekä yrityksiä että yksityishenkilöitä. Oikein säilytetyt ja suojatut asiakirjat auttavat välttämään tietovuotoja, laittomia kopioita sekä ongelmia esimerkiksi verottajan tai viranomaisten kanssa. Alla käytännön vinkkejä turvalliseen ja tehokkaaseen asiakirjahallintaan.
1. Selvitä, mitä asiakirjoja täytyy säilyttää ja kuinka kauan
- Kirjanpitoaineisto: 6–10 vuotta.
- Työsuhdeasiakirjat: useita vuosia työsuhteen päättymisen jälkeen (riippuu asiakirjasta).
- Yksityishenkilön asiakirjat: testamentti, edunvalvontavaltuutus ja lahjakirjat kannattaa säilyttää pysyvästi.
Vinkki: Tee lista säilytettävistä asiakirjoista ja määrittele niille selkeät säilytysajat.
2. Käytä turvallisia säilytyspaikkoja
- Paperi: lukittu kaappi, paloturvakaappi tai pankin tallelokero.
- Sähköiset asiakirjat: luotettava pilvipalvelu, jossa on vahva tietoturva ja automaattinen varmuuskopiointi.
- Varmuuskopiot: säilytä kopiot erillisessä paikassa (esim. ulkoinen kovalevy tai toinen pilvi).
3. Huolehdi asiakirjojen tietoturvasta
- Salasanat & tunnistautuminen: käytä vahvoja salasanoja ja mahdollisuuksien mukaan kaksivaiheista tunnistautumista (MFA).
- Suojaustasot: henkilötietoja sisältävät asiakirjat vaativat tiukemmat turvatoimet kuin julkiset tiedotteet.
- Salaus: salaa arkaluontoiset tiedostot, etenkin siirrettävissä medioissa (USB, ulkoinen levy).
- Pääsynhallinta: anna pääsy vain niille, jotka sitä tarvitsevat, ja kirjaa muutokset/lataukset jos mahdollista.
4. Säännöllinen siivous ja hävittäminen
- Paperit: käytä tietoturvatasoista silppuria tai hävityspalvelua.
- Digitaaliset tiedostot: poista pysyvästi (myös varmuuskopioista) ja tyhjennä laitteet ennen kierrätystä.
- Aikataulu: käy asiakirjat läpi vähintään kerran vuodessa – poista vanhentuneet, arkistoi tarvittavat.
5. Laadi ohjeistus tai käytäntö
Yrityksissä kannattaa laatia asiakirjojen säilytyskäytäntö, jossa määritellään:
- mitä asiakirjoja säilytetään ja missä muodossa
- kuinka pitkään niitä säilytetään
- kuka vastaa säilytyksestä ja tietoturvasta
- miten varmuuskopiointi ja palautus testataan käytännössä.
Yksityishenkilölle riittää yksinkertainen muistilista ja tapa käydä paperit ja sähköiset asiakirjat säännöllisesti läpi.
Yhteenveto
Asiakirjojen säilytys ja tietoturva eivät ole pelkkää byrokratiaa, vaan arjen turvaa. Kun asiakirjat ovat järjestyksessä, suojattuina ja helposti löydettävissä, säästät aikaa, rahaa ja vältyt ongelmilta.
Lisävinkki: Yhdistä paperi- ja sähköinen arkistointi – tärkeimmistä asiakirjoista kannattaa olla sekä skannattu sähköinen versio että alkuperäinen paperi.