Sähköinen allekirjoitus on viime vuosina yleistynyt huimaa vauhtia. Tuskin kukaan kaipaa enää aikaa, jolloin sopimukset piti tulostaa, allekirjoittaa käsin, skannata ja lähettää takaisin. Mutta herääkin kysymys: onko sähköinen allekirjoitus oikeasti yhtä pätevä kuin perinteinen kynällä kirjoitettu nimikirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova
Suomessa ja koko EU:n alueella sähköinen allekirjoitus on juridisesti yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu allekirjoitus. Tämän takaa EU:n eIDAS-asetus, joka määrittää selkeät pelisäännöt sähköiselle allekirjoittamiselle. Asetuksen mukaan sähköisen allekirjoituksen käyttöä todisteena ei voi torjua pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että sähköisesti allekirjoitettu sopimus on yhtä sitova kuin paperille kirjoitettu versio. Laki ei aseta juurikaan erityisiä muotovaatimuksia allekirjoitukselle, mutta sen täytyy riittävän luotettavasti ilmaista allekirjoittajan henkilöllisyys ja tahdonilmaisun muuttumattomuus.
Kolme eri tasoa – yksinkertaisesta vahvimpaan
Sähköinen allekirjoitus ei ole vain yksi asia, vaan käsite jakautuu kolmeen eri tasoon: SES, AES ja QES. Erot niiden välillä liittyvät lähinnä siihen, miten luotettavasti allekirjoittaja voidaan tunnistaa.
SES eli yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on kevyin vaihtoehto. Se voi olla esimerkiksi digitaalisesti piirretty nimikirjoitus tai sähköpostitse lähetetty dokumentti. Yksinkertainen allekirjoitus sopii hyvin yrityksen sisäisiin dokumentteihin tai tilanteisiin, joissa ei tarvita vahvaa tunnistautumista.
AES eli kehittynyt sähköinen allekirjoitus tehdään tunnistautumalla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tämä on se taso, jota useimmat viralliset tahot ja yritykset käyttävät. Kehittynyt allekirjoitus varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja sen, ettei dokumenttia voi muokata tunnistautumisen jälkeen.
Itse olen allekirjoittanut viime vuosina lukuisia työsopimuksia, vuokrasopimuksia ja muita virallisia dokumentteja juuri pankkitunnuksilla. Prosessi on nopea ja vaivaton – saat sähköpostiisi linkin, tunnistaudut ja klikkaat hyväksy. Kaikki valmista muutamassa minuutissa.
QES eli vahva sähköinen allekirjoitus on vaativin taso. Suomessa sen voi toteuttaa vain Digi- ja väestötietovirastolta saatavalla kansalais- tai organisaatiovarmenteella. Tätä tasoa käyttävät esimerkiksi lääkärit reseptejä kirjoittaessaan. QES vaatii erillisen lukijalaitteen, joten se ei ole kovin yleisesti käytössä kaupallisessa toiminnassa.
Mitä asiakirjoja voi allekirjoittaa sähköisesti?
Suurin osa arkipäivän asiakirjoista voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Kaupparekisteri, Kela, kunnat ja monet muut viralliset tahot hyväksyvät kehittyneen sähköisen allekirjoituksen. Yritysmaailmassa sähköinen allekirjoitus on jo vakiintunut käytäntö kaikilla aloilla.
Kuitenkin joissain tilanteissa sähköinen allekirjoitus ei vielä riitä. Näitä ovat muun muassa kiinteistökaupat, perinnönjaot ja muut sopimukset, joissa vaaditaan kaupanvahvistajan läsnäolo tai henkilöllisyystodistuksen tarkistaminen. Nämä poikkeukset liittyvät lakisääteisiin muotovaatimuksiin, ja niissä tarvitaan edelleen perinteinen paperinen allekirjoitus.
Käytännön vinkkejä sähköiseen allekirjoittamiseen
Kun allekirjoitat asiakirjaa sähköisesti, varmista aina, että käytät luotettavaa palvelua. Tunnistautumisen kautta tehty allekirjoitus on lähes aina parempi valinta kuin pelkkä digitaalinen nimikirjoitus, erityisesti virallisissa asioissa.
Säilytä myös kopio allekirjoitetusta dokumentista ja allekirjoitustapahtuman vahvistuksesta. Nämä toimivat todisteena siitä, että olet todella allekirjoittanut dokumentin tiettyyn aikaan.
Sähköinen allekirjoitus on tullut jäädäkseen, ja hyvästä syystä. Se säästää aikaa, paperia ja vaivaa. Ja parasta kaikessa: se on täysin lainmukainen ja pätevä tapa hoitaa arkipäivän asiakirjat.