Jokainen yrittäjä joutuu ennemmin tai myöhemmin tekemään laskuja. Oli kyse sitten pienestä sivutoimisesta toiminnasta tai isommasta yrityksestä, laskun tekeminen ei ole mikään vapaamuotoinen homma. Suomessa on tarkat säännöt siitä, mitä tietoja laskussa pitää olla. Jos pakolliset tiedot puuttuvat, voi olla pulassa sekä asiakkaan että Verohallinnon kanssa. Hyvä laskupohja säästää aikaa ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot tulevat aina mukaan.
Miksi laskun pakolliset tiedot ovat niin tärkeitä?
Laskun pakollisilla tiedoilla on useita tärkeitä tehtäviä. Ne varmistavat, että asiakas osaa maksaa laskun oikealle vastaanottajalle ja oikeaan aikaan. Lisäksi ne auttavat molempia osapuolia kirjanpidossa – kun tiedot ovat kunnossa, kirjanpito sujuu sujuvasti. Verohallinto taas tarkistaa, että yritys raportoi tulonsa ja alv-veronsa oikein. Jos laskusta puuttuu pakollisia tietoja, asiakas voi jopa kieltäytyä maksamasta sitä.
Olen itsekin törmännyt tilanteeseen, jossa unohdin lisätä Y-tunnuksen ensimmäisiin laskuihini. Asiakasyritys palautti laskun heti takaisin, koska he eivät voineet käsitellä sitä kirjanpidossaan ilman Y-tunnusta. Opetus oli selvä: kunnollinen laskupohja on kultaakin kalliimpi.
Laskun pakolliset perustiedot
Aloitetaan perusasioista. Jokaisessa suomalaisessa laskussa on oltava seuraavat tiedot:
Laskuttajan tiedot – tähän kuuluu yrityksen tai elinkeinonharjoittajan nimi ja osoite. Jos olet yksityinen elinkeinonharjoittaja, riittää nimesi ja osoitteesi. Yrityksen tapauksessa pitää olla virallinen yritysnimi.
Y-tunnus – tämä on ehdoton pakko kaikille yrityksille ja elinkeinonharjoittajille. Y-tunnus on yrityksen yksilöllinen tunniste, ja ilman sitä laskua ei voi hyväksyä vähennyskelpoiseksi ostoksi. Muotoilu on aina 1234567-8.
Laskun päivämäärä – eli milloin lasku on tehty. Tämä ei ole sama asia kuin eräpäivä. Laskun päivämäärä on tärkeä kirjanpidon kannalta, koska se määrittää, mille tilikaudelle myynti kirjataan.
Laskun numero – jokainen lasku tarvitsee yksilöllisen numeron. Numerointi pitää olla johdonmukaista ja juoksevaa. Ei voi käyttää samaa numeroa kahdesti, eikä numeroita saa hyppiä yli. Verohallinto kiinnittää tähän huomiota, koska numeroinnista näkee, ettei laskuja ole jätetty pois kirjanpidosta.
Asiakkaan tiedot – laskulla pitää olla maksajan nimi ja osoite. Jos asiakas on yritys, kannattaa aina laittaa myös asiakkaan Y-tunnus mukaan, vaikka se ei ole pakollista. Se helpottaa molempien kirjanpitoa.
Tuotteiden tai palveluiden kuvaus – mitä myydään? Pelkkä ”konsultointipalvelut” ei välttämättä riitä, vaan kuvauksesta pitää käydä ilmi, mitä on tehty. ”Verkkosivujen suunnittelu, 20 tuntia” on parempi.
Maksuehdot – eli milloin lasku pitää maksaa. Tavallisimmat maksuehdot ovat 14 tai 30 päivää netto. Eräpäivä on hyvä kirjoittaa selkeästi muodossa pp.kk.vvvv.
Tilinumero – mihin lasku maksetaan. IBAN-muotoinen tilinumero on nykyään standardi. BIC-koodi on tarpeen vain ulkomaan maksuissa.
Arvonlisävero – tärkeä kohta
Arvonlisävero on monelle yrittäjälle hämmentävä aihe, mutta laskussa sen käsittely on onneksi aika suoraviivaista. Jos olet alv-velvollinen, laskulla pitää näkyä:
Veroton hinta – paljonko tuote tai palvelu maksaa ilman arvonlisäveroa.
Arvonlisäveron määrä – yleisimmin 25,5 %, mutta elintarvikkeilla, kirjoilla ja lääkkeillä on alemmat verokannat (14 % tai 10 %).
Veron määrä euroissa – paljonko arvonlisäveroa laskulle kertyy.
Loppusumma – verollinen hinta, jonka asiakas maksaa.
Jos et ole alv-velvollinen tai käytät alarajahuojennusta, laskuun pitää kirjoittaa maininta ”Arvonlisäverolain 3 §:n mukainen alarajahuojennuksen piirissä oleva verovelvollinen. Myynti veroton.” tai vastaava. Tämä selventää asiakkaalle, miksi arvonlisäveroa ei ole laskutettu.
Viivästyskorko ja huomautukset
Voit lisätä laskuun viivästyskoron, joka on laillinen keino painostaa viivästelijöitä maksamaan ajallaan. Suomessa viivästyskorko on korkolain mukainen, ja se lasketaan viitekoron perusteella. Tällä hetkellä kuluttajalaskuissa viivästyskorko on 7 % ja yrityskaupassa 8 % vuodessa. Ilmoitus viivästyskorosta on hyvä lisätä laskuun, vaikka se ei olekaan pakollinen tieto.
Yleiset virheet ja väärinkäsitykset
Yksi yleisimmistä virheistä on, että laskun numeroinnissa on aukkoja. Tämä herättää epäilyksiä kirjanpidossa ja Verohallinnossa. Toinen klassikko on unohtaa Y-tunnus kokonaan – ilman sitä lasku ei ole pätevä.
Jotkut uskovat, että kotitalousvähennyksen piirissä olevan työn laskussa ei tarvitse olla alv:tä. Tämä on väärinkäsitys: alv pitää olla, mutta työn osuudesta asiakas voi hakea kotitalousvähennyksen verottajalta jälkikäteen.
Sähköinen laskutus ja verkkolaskut
Nykyään yhä useampi lasku lähetetään sähköisesti. Verkkolasku sisältää samat pakolliset tiedot kuin paperinen lasku, mutta se kulkee sähköisessä muodossa suoraan asiakkaan järjestelmään. Verkkolaskussa tarvitaan verkkolaskuosoite (OVT-tunnus) ja välittäjän tunnus. Monissa laskutussovelluksissa nämä tiedot lisätään automaattisesti, kun laskun lähettää verkkolaskuna.
Yhteenveto – näin varmistat hyvän laskupohjan
Hyvä laskupohja sisältää kaikki pakolliset tiedot valmiiksi. Näin säästät aikaa etkä joudu joka kerta muistelemaan, mitä laskussa pitää olla. Käytä valmista pohjaa tai laskutusohjelmaa, joka huolehtii pakollisista kentistä puolestasi. Tärkeintä on, että lasku on selkeä, sisältää kaikki Suomen lain vaatimat tiedot ja on helppo maksaa. Silloin sekä sinä että asiakkaasi säästytte turhalta vaivalta.