Asiakirjojen nimeäminen ja järjestäminen tuntuu usein pieneltä asialta, kunnes joutuu etsimään jotain tärkeää tiedostoa kiireessä. Silloin huomaa, että ”Skannaus001.pdf” tai ”Uusi asiakirja (3).docx” eivät olekaan kovin hyödyllisiä nimiä. Hyvä nimeämis- ja järjestelykäytäntö säästää aikaa ja hermoja pitkällä aikavälillä.
Nimeämisen kultaiset säännöt
Hyvän tiedostonimen tulisi kertoa asiakirjan sisällöstä yhdellä silmäyksellä. Parhaiten toimii rakenne, jossa on päivämäärä, asiasisältö ja tarvittaessa versio tai muu täsmentävä tieto. Esimerkiksi ”2024-03-15_Tyosopimus_Oy-Yritys” on paljon parempi kuin pelkkä ”Sopimus.pdf”.
Päivämäärän kannattaa aina laittaa muodossa VVVV-KK-PP, koska silloin tiedostot järjestyvät automaattisesti oikeaan aikajärjestykseen. Jos laittaa päivämäärän muodossa 15.3.2024, tiedostot menevät sekaisin kun hakemistossa on useamman kuukauden dokumentteja.
Vältetään ääkkösiä tiedostonimissä, vaikka ne ovatkin sallittuja. Joissain järjestelmissä ne voivat aiheuttaa ongelmia, joten ”ae”, ”oe” ja ”a” ovat turvallisempia vaihtoehtoja. Välilyönnin sijasta kannattaa käyttää alaviivaa tai yhdysmerkkiä.
Käytännön kokemuksia järjestämisestä
Olen itsekin oppinut kantapään kautta, miten tärkeää johdonmukainen järjestelmä on. Aikoinaan minulla oli yksi suuri ”Asiakirjat”-kansio, johon kaikki lennähti sekaisin. Kun piti löytää vuoden takainen lasku, saatoin selata satoja tiedostoja. Sitten otin käyttöön selkeän hakemistorakenteen, ja homma helpottui merkittävästi.
Nykyään käytän pääkategorioita kuten Taloudelliset, Työasiat, Asuminen ja Vakuutukset. Jokaisen alla on sitten vuosikohtaiset tai aihekohtaiset alakansiot. Esimerkiksi ”Taloudelliset/2024/Laskut” ja ”Taloudelliset/2024/Kuitit”. Tämä on pelastus verotuksen aikaan.
Hakemistorakenne ja hierarkia
Hakemistojen ei pidä olla liian syviä. Jos joudut klikkaamaan viittä tai kuutta kansiota päästäksesi tiedostoon, rakenne on liian monimutkainen. Yleensä 2-3 tasoa riittää mainiosti.
Pääkansiot voivat olla esimerkiksi:
– Henkilökohtaiset asiakirjat
– Taloudelliset asiakirjat
– Työ ja koulutus
– Asuminen ja kiinteistö
– Terveys ja vakuutukset
– Sopimukset ja reklamaatiot
Jokaisen pääkansion alle kannattaa luoda vuosikohtaiset alikansiot, jos asiakirjoja kertyy paljon. Harvemmin tarvittavia asiakirjoja varten voi olla ”Arkisto”-kansio.
Versiointi ja luonnokset
Kun asiakirjasta on useita versioita, nimeämiseen kannattaa lisätä versio. Esimerkiksi ”2024-11-20_Tarjous_Asiakkaalle_v1” ja ”2024-11-20_Tarjous_Asiakkaalle_v2_final”. Vaikka ”final” saattaa toistua monta kertaa, se kertoo silti enemmän kuin pelkkä numero.
Luonnokset ja valmiit asiakirjat voi pitää eri kansioissa, jos niitä syntyy paljon. Toiset taas lisäävät tiedostonimeen merkinnän ”LUONNOS” tai ”VALMIS”.
Varmuuskopiointi ja pilvitallennus
Vaikka tämä ei suoraan liity nimeämiseen tai järjestämiseen, kannattaa muistaa, että paras järjestelmä on hyödytön, jos kiintolevy hajoaa. Säännölliset varmuuskopiot ja pilvitallennus ovat välttämättömiä tärkeiden asiakirjojen kohdalla.
Hyvä käytäntö on myös merkitä erityisen tärkeät asiakirjat jollakin tavalla, esimerkiksi laittamalla ne ”Tärkeät”-kansioon tai lisäämällä tiedostonimeen ”TARKEÄ”-merkintä. Näin tietää, että juuri nämä tiedostot on ehdottomasti varmistettava.