Isännöintisopimus määrittää, mitä palveluita taloyhtiö ostaa isännöintitoimistolta ja millä ehdoilla yhteistyö puretaan tarvittaessa. Monessa taloyhtiössä sopimus on allekirjoitettu vuosia sitten eikä sen sisältöä ole sen jälkeen katsottu – kunnes eteen tulee tilanne, jossa palvelu ei vastaa odotuksia tai isännöitsijä vaihtuu kesken kauden.
Mikä isännöintisopimus on ja miksi se kannattaa lukea tarkkaan
Isännöintisopimus on taloyhtiön hallituksen ja isännöintiyrityksen välinen toimeksiantosopimus, jossa sovitaan isännöinnin sisällöstä, hinnasta ja vastuunjaosta. Se ei ole pelkkä muodollisuus, vaan asiakirja, joka ratkaisee käytännössä sen, kuinka nopeasti vikailmoitukset hoidetaan, kuka vastaa yhtiökokouksen valmistelusta ja millä hinnalla lisätyöt laskutetaan.
Tyypillinen ongelma syntyy, kun hallitus olettaa sopimuksen kattavan jonkin palvelun – esimerkiksi isännöitsijäntodistusten laatimisen tai remonttihankkeiden kilpailutuksen – mutta sopimuksessa tämä onkin rajattu lisätyöksi. Silloin lasku yllättää, vaikka isännöitsijä ei ole tehnyt mitään väärin: hän on vain toiminut sopimuksen kirjaimen mukaan.
Isännöintisopimuksen keskeinen sisältö
Hyvä isännöintisopimus vastaa käytännössä kysymykseen: mitä isännöitsijä tekee kuukausipalkkiolla ja mistä laskutetaan erikseen. Sopimuksessa tulisi olla ainakin seuraavat kohdat selkeästi auki kirjoitettuina.
Palvelun sisältö. Peruspalveluihin kuuluvat yleensä taloushallinto, kiinteistön tekninen valvonta, yhtiökokousten ja hallituksen kokousten valmistelu sekä osakkaiden yhteydenottojen hoitaminen. Sopimuksessa kannattaa eritellä, sisältyykö esimerkiksi kunnossapitotarveselvityksen päivittäminen tai energiaseuranta peruspalkkioon.
Palkkio ja sen määräytyminen. Isännöinti laskutetaan yleensä kiinteänä kuukausimaksuna per huoneisto, mutta lisätöille – kuten remonttien projektinjohdolle tai erillisille lausunnoille – on usein oma tuntiveloitus. Tarkista, onko hinnankorotusmekanismi sidottu esimerkiksi kuluttajahintaindeksiin ja millä aikataululla korotuksista pitää ilmoittaa.
Vastuut ja valtuudet. Sopimuksessa määritellään, missä rajoissa isännöitsijä saa tehdä päätöksiä ilman hallituksen erillistä hyväksyntää – esimerkiksi kiireellisten korjausten tilaaminen tiettyyn euromäärään asti. Tämä raja kannattaa asettaa realistiseksi: liian matala kynnys hidastaa arkisia asioita, liian korkea taas siirtää päätösvaltaa pois hallitukselta.
Raportointi. Kuinka usein isännöitsijä raportoi taloudesta ja teknisestä tilasta hallitukselle, ja missä muodossa. Kirjallinen raportointivelvoite on hyvä kirjata sopimukseen, jotta se ei jää suullisten lupausten varaan.
Sopimuskausi ja irtisanomisaika. Tästä lisää seuraavassa osiossa, sillä se on yksi eniten kysymyksiä herättävistä kohdista.
Jos taloyhtiöllä on käynnissä isompi urakka, kannattaa tarkistaa myös, miten isännöintisopimus ja taloyhtiön urakkasopimus nivoutuvat yhteen – erityisesti siltä osin, kuka vastaa urakan valvonnasta ja kuka hankinnan kilpailuttamisesta.
Isännöintisopimuksen irtisanominen – näin se etenee
Isännöintisopimus on toimeksiantosopimus, ei asuinhuoneiston vuokrasopimus, joten sen irtisanomista säätelee ensisijaisesti itse sopimus, ei asuinhuoneistojen vuokrausta koskeva lainsäädäntö. Käytännössä irtisanomisaika on tavallisesti kolmesta kuuteen kuukautta, ja se on hyvä tarkistaa juuri oman sopimuksen kohdasta ”sopimuksen voimassaolo ja päättyminen”.
Irtisanominen etenee yleensä näin:
1. Hallitus tekee päätöksen sopimuksen irtisanomisesta kokouksessaan ja kirjaa päätöksen pöytäkirjaan.
2. Irtisanomisilmoitus toimitetaan isännöintiyritykselle kirjallisesti, sopimuksessa mainittua muotoa noudattaen – usein vaaditaan todisteellinen toimitustapa, esimerkiksi kirjattu kirje tai sähköposti vahvistuspyynnöllä.
3. Irtisanomisaika alkaa kulua sopimuksen ehtojen mukaisesti, useimmiten sen kuukauden alusta, jolloin ilmoitus on saapunut perille.
4. Osapuolet sopivat siirtymävaiheen käytännöistä: aineistojen luovutuksesta uudelle isännöitsijälle, kesken olevien asioiden loppuunsaattamisesta ja mahdollisesta rinnakkaisajasta.
Yleinen virhe on, että hallitus ilmoittaa irtisanomisesta liian myöhään, jolloin taloyhtiö jää ilman isännöintiä väliajaksi tai joutuu maksamaan sopimuksen mukaisen irtisanomisajan palkkiot, vaikka uusi isännöitsijä olisikin jo aloittanut. Kannattaa laskea taaksepäin: jos uuden isännöitsijän halutaan aloittavan tammikuun alusta, irtisanomisilmoitus on usein lähetettävä jo elo-syyskuussa.
Toinen sudenkuoppa liittyy aineiston siirtoon. Sopimuksessa kannattaa olla maininta siitä, että isännöintiyritys luovuttaa kaikki taloyhtiön asiakirjat – kirjanpitoaineiston, sopimukset, huoltokirjan ja tekniset selvitykset – uudelle isännöitsijälle ilman erillistä lisäveloitusta. Ilman tätä kirjausta siirtymä voi venyä ja aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia.
Yleinen väärinkäsitys: irtisanominen vaatii aina ”painavan syyn”
Monessa hallituksessa elää käsitys, että isännöintisopimuksen voi irtisanoa vain, jos isännöitsijä on tehnyt jotain selvästi väärin. Näin ei ole. Toimeksiantosopimuksena isännöintisopimus voidaan tavallisesti irtisanoa ilman erityistä perustetta, kunhan sopimuksen mukaista irtisanomisaikaa noudatetaan. Painava syy tulee kuvaan vasta, jos sopimus halutaan purkaa välittömästi ilman irtisanomisaikaa – esimerkiksi vakavan sopimusrikkomuksen vuoksi.
Käytännön esimerkki
Kuvitellaan 40 huoneiston taloyhtiö, jossa hallitus kokee, ettei isännöitsijä reagoi vikailmoituksiin riittävän nopeasti ja yhtiökokouksen materiaalit toimitetaan systemaattisesti myöhässä. Hallitus käy sopimuksen läpi ja huomaa, että irtisanomisaika on kuusi kuukautta ja se on sidottu kalenterivuosineljänneksiin. Jotta vaihdos saadaan tehtyä ensi vuoden alussa, irtisanominen on lähetettävä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Hallitus tekee päätöksen kokouksessaan, kirjaa sen hallituksen pöytäkirjaan ja lähettää irtisanomisilmoituksen todisteellisesti. Samalla se aloittaa uuden isännöintiyrityksen kilpailutuksen hyvissä ajoin, jotta siirtymä ei jätä taloa hetkeksikään ilman isännöintiä.
UKK
Voiko isännöintisopimuksen irtisanoa kesken tilikauden?
Kyllä, ellei sopimuksessa ole erikseen rajoitettu irtisanomisajankohtaa esimerkiksi tilikauden vaihtumiseen. Irtisanomisaikaa on kuitenkin aina noudatettava, joten irtisanominen kannattaa ajoittaa niin, että sopimus päättyy sopivaan kohtaan taloyhtiön hallintoa, esimerkiksi ennen seuraavaa varsinaista yhtiökokousta.
Kuka taloyhtiössä päättää isännöintisopimuksen irtisanomisesta?
Päätöksen tekee hallitus, sillä isännöinnin hankinta kuuluu sen toimivaltaan. Suurissa linjauksissa, kuten isännöintiyrityksen kokonaisvaihdossa, hallitus voi halutessaan kuulla yhtiökokousta, mutta muodollista yhtiökokouspäätöstä irtisanominen ei yleensä edellytä.
Mitä tapahtuu, jos uutta isännöitsijää ei löydy irtisanomisajan puitteissa?
Vanha sopimus jatkuu voimassa, kunnes sovittu irtisanomisaika päättyy, joten taloyhtiö ei jää ilman isännöintiä. Tämän vuoksi uuden isännöintiyrityksen kilpailutus kannattaa aloittaa heti irtisanomispäätöksen jälkeen, ei vasta irtisanomisajan lopussa.
Isännöintisopimus ansaitsee saman huomion kuin mikä tahansa muu taloyhtiön pitkäaikainen sopimus: se kannattaa lukea läpi vuosittain, ei vasta silloin, kun yhteistyössä alkaa ontua. Selkeästi kirjoitettu sopimus – johon on kirjattu palvelun sisältö, vastuurajat ja irtisanomisehdot yksiselitteisesti – säästää hallitukselta turhat riidat ja yllätyslaskut siinä vaiheessa, kun isännöintiyritystä on tarpeen vaihtaa.