Jokainen yrittäjä joutuu ennemmin tai myöhemmin pohtimaan, mitä papereita ja dokumentteja pitää säilyttää ja kuinka kauan. Itselleni tämä kysymys nousi ajankohtaiseksi ensimmäisen kerran noin viisi vuotta yrityksen perustamisen jälkeen, kun toimiston arkistokaappi oli täynnä mappeja ja aloin miettiä, voisinko heittää osan pois. Onneksi tarkistin säilytysajat ennen kuin tein mitään – olisin voinut aiheuttaa itseллeni merkittäviä ongelmia verotarkastuksen sattuessa kohdalle.
Miksi säilytysajat ovat niin tärkeitä?
Kirjanpitolaissa on tarkkaan määritelty, kuinka kauan yrittäjän on säilytettävä eri tyyppisiä asiakirjoja. Nämä säännökset eivät ole vain paperinmakua varten – ne ovat olemassa sekä viranomaisten valvonnan että yrittäjän oman oikeusturvan vuoksi. Jos verottaja tai muu viranomainen tarvitsee tietoja vaikka kolmen vuoden takaa, sinun on kyettävä toimittamaan ne. Samalla tavalla säilytetyt asiakirjat voivat olla ratkaisevassa roolissa, jos joudut esimerkiksi riita-asiaan asiakkaan kanssa tai tarvitset näyttöä liiketoimesta.
Kuusi vuotta on pääsääntö
Kirjanpitolain mukaan pääsääntö on selvä: tositteita ja muita kirjanpitokirjoja on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos tilikautesi päättyy 31.12.2024, sinun on säilytettävä kyseisen vuoden tositteet vähintään vuoden 2030 loppuun saakka.
Tämä kuuden vuoden sääntö koskee kaikkia tositteita, kuten:
– Myyntilaskuja ja niiden kopioita
– Ostolaskuja
– Tiliotteita
– Matkalaskuja
– Kuitteja
– Maksutositteita
– Palkkalaskelmia
Kymmenen vuotta tilinpäätösasiakirjoille
Tilinpäätösasiakirjojen säilytysaika on pidempi kuin tavallisten tositteiden. Tilinpäätös, tase-erittelyt, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista sekä aineistoista on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä pidempi aika johtuu siitä, että nämä asiakirjat antavat kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja niiden merkitys voi olla ratkaiseva pitkäänkin jälkikäteen.
Itse säilytän tilinpäätökset sekä paperisina että sähköisinä kopioina – digitaalinen varmuuskopio on pelastanut minut ainakin kerran, kun vanha mappikansio oli hukkunut muuton yhteydessä.
Pysyvä säilytys tietyille dokumenteille
Jotkut asiakirjat on säilytettävä pysyvästi tai ainakin niin kauan kuin yritys on toiminnassa ja vielä sen jälkeenkin. Näitä ovat:
– Kirjanpitokirjat (päiväkirja ja pääkirja): Nämä on säilytettävä pysyvästi
– Yhtiösopimukset ja perustamisasiakirjat
– Osakekirjat ja omistajaluettelot
– Kaupparekisteri-ilmoitukset ja niiden liitteet
Käytännössä tämä tarkoittaa, että et voi koskaan heittää näitä dokumentteja pois – ainakaan niin kauan kuin yrityksesi on olemassa.
Sähköinen säilytys on sallittua
Nykyään ei ole enää pakko säilyttää kaikkia papereita fyysisessä muodossa. Sähköinen säilytys on täysin sallittua, kunhan dokumentit on tallennettu sellaiseen muotoon, ettei niitä voi muuttaa jälkikäteen ja että ne ovat tarvittaessa tulostettavissa ja luettavissa.
Monessa yrityksessä tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki tositteet skannataan ja tallennetaan pilvipalveluun tai muulle palvelimelle. Tärkeintä on varmistaa, että varmuuskopiot ovat kunnossa – en voi tarpeeksi korostaa tätä. Minulla on itsellä ollut läheltä piti -tilanne, kun ulkoisen kovalevyn tiedostot vaurioituivat. Onneksi käytössä oli automaattinen pilvivarmuuskopiointi.
Mitä tapahtuu, jos säilytysajat eivät täyty?
Jos et pysty esittämään kirjanpitoaineistoa viranomaisen pyynnöstä, seuraukset voivat olla merkittäviä. Verottaja voi tehdä arvioverotuksen, jossa verotettava tulo määritetään ilman todellista kirjanpitoa. Tämä johtaa lähes aina korkeampaan verotukseen kuin mitä oikea tulos olisi ollut.
Lisäksi kirjanpitorikkomuksesta voi seurata sakkorangaistus tai jopa vankeutta törkeimmissä tapauksissa. Myös yrityksen uskottavuus rahoittajien ja yhteistyökumppaneiden silmissä kärsii, jos et pysty esittämään luotettavaa kirjanpitoa.
Käytännön vinkkejä säilytykseen
Oman kokemukseni perusteella paras tapa hallita asiakirjasäilytystä on luoda selkeä järjestelmä heti alusta alkaen:
1. Luo kansiorakenne – joko fyysinen tai digitaalinen – jossa jokainen tilikausi on omassa kansiossaan
2. Merkitse kansioihin selkeästi tilikausi ja vuosi, jolloin asiakirjat voi hävittää
3. Varmuuskopioi kaikki sähköisesti – mieluiten useampaan paikkaan
4. Tarkista vuosittain, mitkä asiakirjat voit hävittää
5. Hävitä asiakirjat asianmukaisesti – silppuroi tai käytä tietoturvallista jätepalvelua
Usein kysytyt kysymykset
Voiko vanhoja tositteita hävittää ennen kuuden vuoden umpeutumista?
Ei kannata. Vaikka kuusi vuotta on vähimmäisaika, veroviranomainen voi tietyissä tilanteissa vaatia vanhempiakin dokumentteja. Kannattaa odottaa määräajan täyttymiseen.
Riittääkö pelkkä sähköinen kopio?
Kyllä, kunhan dokumentti on luotettavasti tallennettu ja luettavissa tarvittaessa.
Entä jos yritys lopettaa toimintansa?
Myös lopetetun yrityksen asiakirjat on säilytettävä säädetyt ajat. Vastuu jää yrittäjälle tai yhtiön viimeisille vastuuhenkilöille.
Säilytysaikojen noudattaminen ei ole vain lakisääteinen velvollisuus – se on myös yrittäjän oman oikeusturvan kannalta ensiarvoisen tärkeää. Kun järjestelmä on kunnossa, aihe ei aiheuta päänvaivaa, ja voit keskittyä oleelliseen eli oman liiketoimintasi pyörittämiseen.