Työnantajana joudut joskus tilanteeseen, jossa työntekijän toiminta ei vastaa sovittuja pelisääntöjä. Ehkä myöhästelyt kasautuvat, työtehtävät jäävät tekemättä tai työyhteisön pelisäännöt eivät tahdo toteutua. Varoituskirje on virallinen keino dokumentoida tilanne ja antaa työntekijälle mahdollisuus korjata toimintaansa. Mutta mitä kaikkea varoituskirjeen antamisessa pitää huomioida, jotta se on laillinen ja kestää mahdollisen oikeusriidan?
Milloin varoituskirje on tarpeen
Varoituskirje tulee kysymykseen, kun työntekijä rikkoo työsopimuslain tai työsopimuksen mukaisia velvoitteitaan. Kyse voi olla esimerkiksi toistuvasta myöhästelystä, luvattomista poissaoloista, työtehtävien laiminlyönnistä tai sopimattomasta käytöksestä työpaikalla.
Tärkeää on ymmärtää, että varoituskirje ei ole ensimmäinen keino puuttua ongelmaan. Työlainsäädäntö edellyttää niin sanottua progressiivista menettelyä – ensin asiasta keskustellaan työntekijän kanssa, annetaan ohjausta ja mahdollisuus korjata toimintaa. Vasta jos tilanne ei parane, siirrytään kirjalliseen varoitukseen.
Olen itsekin nähnyt tilanteita, joissa työnantaja on antanut varoituksen liian nopeasti ilman kunnollista keskustelua. Tämä johti turhaan konfliktiin, vaikka asia olisi voinut ratketa pelkällä avoimella keskustelulla. Varoitus on siis oikeasti viimeisiä askelia ennen vakavampia seuraamuksia.
Varoituskirjeen muotovaatimukset
Laki ei määrittele tarkkoja muotovaatimuksia varoituskirjeelle, mutta käytännössä on vakiintunut tiettyjä periaatteita, joita kannattaa noudattaa. Varoituksen tulee olla kirjallinen – suullinen varoitus ei riitä, jos tilanne etenee irtisanomiseen tai purkuun.
Varoituskirjeessä tulee mainita:
– Selkeästi, mitä velvoitetta tai sopimusehtoa on rikottu
– Konkreettiset esimerkit rikkomuksista (päivämäärät, tilanteet)
– Miten työntekijän odotetaan korjaavan toimintansa
– Mahdolliset seuraukset, jos tilanne ei parane
Oleellista on, että varoitus on yksilöity ja konkreettinen. Ei riitä, että kirjoittaa ”työsuorituksesi on ollut huonoa”, vaan pitää kertoa tarkasti, missä ongelma on ollut. Esimerkiksi: ”Olet myöhästynyt töihin viidesti kahden viikon aikana (15.10., 17.10., 22.10., 24.10. ja 29.10.), mikä on aiheuttanut häiriöitä tiimin toiminnassa.”
Varoituksen antamisprosessi
Ennen kirjallisen varoituksen antamista tulee pitää kuulemiskeskustelu. Työntekijälle annetaan mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä tilanteesta. Tämä on tärkeä oikeusturvakeino – kukaan ei saa joutua varoituksen kohteeksi ilman mahdollisuutta puolustautua.
Kuulemiskeskustelussa kannattaa dokumentoida, mitä puhuttiin. Molemmat osapuolet voivat allekirjoittaa muistion tai ainakin työnantaja laatii itsellensä muistiinpanot. Työntekijällä on oikeus ottaa mukaan luottamusmies tai muu tukihenkilö.
Varsinainen varoituskirje annetaan tavallisesti henkilökohtaisesti, ja työntekijä kuittaa sen vastaanotetuksi. Jos henkilökohtainen luovutus ei onnistu, voidaan käyttää kirjattua kirjettä. Pelkkä sähköposti ei ole suositeltava tapa virallisen varoituksen antamiseen.
Varoituksen voimassaoloaika
Laki ei määrittele suoraan, kuinka kauan varoitus on voimassa. Käytännössä varoituksen merkitys heikkenee ajan myötä. Tyypillisesti katsotaan, että 1-2 vuotta vanha varoitus ei enää ole kovin painava peruste irtisanomiselle, jos työntekijä on sen jälkeen toiminut moitteettomasti.
Jos työntekijä korjaa toimintansa varoituksen jälkeen, se on hyvä asia eikä tarvetta uusille toimenpiteille ole. Varoitus on tarkoitettu juuri tähän – antamaan mahdollisuus parantaa tilannetta.
Yleiset virheet varoituskirjeissä
Yksi tyypillisimmistä virheistä on epämääräinen kielenkäyttö. ”Työsuorituksesi ei ole ollut riittävällä tasolla” ei kerro, mitä konkreettisesti pitäisi parantaa. Sen sijaan: ”Asiakaspalautteiden käsittelyaika on ollut keskimäärin viisi päivää, vaikka tavoite on kaksi päivää” on selkeä ja mitattava.
Toinen virhe on varoituksen antaminen liian vanhasta asiasta. Jos työntekijän rikkomus on tapahtunut kuukausia sitten eikä siihen ole puututtu aikaisemmin, varoituksen antaminen jälkikäteen ei ole perusteltua.
Kolmas sudenkuoppa on tunteiden antaminen vallan. Varoituskirje ei saa olla rankaisemista tai kostamista, vaan dokumentoitu tapa kertoa, mikä ei toimi ja mitä odotetaan. Ammattimainen ja asiallinen sävy on välttämätön.
Mitä varoituksen jälkeen tapahtuu
Jos työntekijä korjaa toimintansa, asia on sillä selvä. Varoitus jää henkilöstöasiakirjoihin dokumentiksi, mutta sillä ei ole enää käytännön merkitystä.
Jos tilanne ei parane, työnantaja voi harkita seuraavia toimenpiteitä. Näitä voivat olla toinen varoitus tai viime kädessä työsopimuksen irtisanominen. Irtisanominen edellyttää asiallista ja painavaa syytä, ja aiempi varoitus on yksi tekijä arvioinnissa. Pelkkä varoitus ei kuitenkaan riitä irtisanomisperusteeksi – pitää olla näyttöä siitä, että työntekijä on saanut mahdollisuuden korjata toimintansa eikä ole sitä tehnyt.
Työntekijällä on aina oikeus riitauttaa varoitus työtuomioistuimessa, jos hän kokee sen aiheettomaksi. Siksi huolellinen dokumentointi ja lainmukainen menettely ovat työnantajalle tärkeitä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko varoituksen antaa suullisesti?
Voi, mutta virallisessa mielessä vain kirjallinen varoitus on todistusvoimainen. Suullinen huomautus on hyvä ensimmäinen askel, mutta jos tilanne vaatii varsinaista varoitusta, sen tulee olla kirjallinen.
Tarvitseeko työntekijän allekirjoittaa varoitus?
Allekirjoitus on kuittaus vastaanottamisesta, ei suostumuksesta varoituksen sisältöön. Työntekijä voi kieltäytyä allekirjoittamasta, mutta se ei tee varoituksesta pätemätöntä, kunhan työnantaja voi todistaa sen toimittaneensa.
Voiko varoituksen poistaa jälkikäteen?
Työnantaja voi halutessaan peruuttaa varoituksen, jos se osoittautuu aiheettomaksi. Tämä kannattaa tehdä kirjallisesti ja toimittaa kopio työntekijälle.
Varoituskirje on vakava asia sekä työnantajalle että työntekijälle. Kun se tehdään huolellisesti, lakia noudattaen ja dokumentoiden, se täyttää tarkoituksensa: antaa selkeän signaalin muutostarpeesta ja mahdollisuuden korjata tilanne ennen vakavampia seuraamuksia.